Secretaria

DECRETO 40, ART. 21, DE LA OBLIGACION DE INFORMAR LOS RIESGOS LABORALES
LABORES ADMINISTRATIVAS

1.- DESCRIPCION DE TAREA:
La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar laspolíticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operacionespresupuestales y contables, desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo conoportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvandoen todo momento al logro de los objetivos institucionales.

1.1.- Funciones
La Secretaría Administrativa contribuye conjuntamente con el titular de la Entidad en la planeación, organización,dirección y control de los servicios administrativos; sugiriendo las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.
También trata de optimizar los recursos humanos, técnicos y materiales por medio deluso de técnicas administrativas sin perder de vista los lineamientos establecidos por la administración central.
Otras funciones:
* Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
* Recepciónde documentos.
* Atender llamadas telefónicas.
* Atender visitas.
* Archivo de documentos.
* Cálculos elementales.
* Informar sobre todo lo referente al departamento del quedepende.
* Estar al día de la tramitación de expedientes.
* Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
* Poseer conocimiento de los departamentos de lasAdministraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
* Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras,...