SENA

DOCUMENTO
Generalidades de los Documentos
Actividad de Aprendizaje

Analiza el documento anterior y responde:
1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?
Si porque es producida o creada por una entidad, es un objeto físico, es un registro de información y tiene valor legal se debe conservar y cumple con los elementos de un documento de archivo como son:
• Soporte, que es el papel.
•Técnica, que es la escritura.
• Estructura, Tiene una fecha, el nombre de los graduados, firma y cargo.
• Contenido, por ejemplo el nombre de la universidad, el titulo otorgado,
2. Los caracteres internos del documento son:

• Entidad Productora del documento: Universidad de San Buenaventura de Medellín.
• Orígenes Funcionales: Firma FRAY HECTOR EDUARDO LUGO GARCIA (Rector).
• Fecha yLugar: 21 de marzo de 1998 Lugar: Medellín – Antioquia.
• Contenido Sustantivo: Acta de Grado.

3. Los caracteres externos del documento son:
• Clase: Textual.
• Tipo: Acta de Grado.
• Forma: Copia.
• Formato: unidad archivable.
• Cantidad: 1

4. Los elementos que lo componen son:

• Soporte Papel (soporte físico).
• Técnica: Escritura (Medio en que se fija elcontenido).
• Estructura: Fecha: marzo 28 de 1998.
• Destinatario: MARY LUZ LOPEZ HERNANDEZ.
• Asunto: Acta de Grado.
• Vocacativo: Para la persona que solicita el documento.
Despedida: Se procede a la entrega del diploma y se levanta la sesión.
• Firma y Cargo: Fray H. Lugo

5. Sus características son:
• Carácter seriado.
• Carácter de unidad.
• Carácter de Objetividad.


FECHA: OCTUBRE 18DE 2012
ACTIVIDAD: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
TEMA: SEMANA 4
1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.
Respuesta:
Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias,que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datosconcretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son:
Momento de gestión
a. Producción:
Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.
Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdocon sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Las Normas Técnicas Comerciales utilizadas para la producción o elaboración de la documentación son las siguientes: para la Carta es la NTC3393, Memorando NTC 3397, Circular NTC 3234, Actas NTC 3394, Informes NTC 3588.


b. Acopio:
Comprende la actividad de reunir de una forma ordenada toda la información respectiva para su adecuada administración y recuperación. Estos tipos documentales deben ser clasificados según la tabla de retención documental e instalados en el expediente relacionado con su asunto o tema.

c. Organización:Proceso Archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos. Organizar la documentación aplicando los principios archivísticos y la normatividad vigente, es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la...