sistema alfabetico

Sistema alfabético

La mayor parte de las oficinas archivan la correspondencia alfabéticamente de acuerdo con el nombre del remitente (para corresponsal recibida) o del destinatario(para corresponsal enviada)

El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto;

2. Esta directo es decir,los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.

3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños por que se puede crear cualquier numero de divisiones

Organización

Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene estos elementos comunes:

a) Guíasprincipales

b) Guías secundarias

c) Guía especial o auxiliares

d) Expediente individual

e) Expediente misceláneos

Guías principales

Son aquellas que se dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido solamente de acuerdo con el abecedario, y en la primera seria A; laguía principal "A" indica que todos los expedientes colocados detrás de ella se refieren a corresponsales cuyos nombre comienzan con "A".







Guias secundarias

Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de un gaveta de archivo y facilita la localización de los documentos, Si como guía principal tenemos la letra "P" y encontramos que hay muchos nombre cuyas primeras letrasson "PR" se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se está creando una subdivisión.

Guías auxiliares

En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una principal para subdividir esa secciona y destaca nombres importantes de empleo muy frecuentes, o ambas cosas.
Expedientes individuales

Por lo general no se prearanexpedientes individuales hasta que no se reciba más de cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la ultima fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

Expedientesmisceláneos

Al final de cada grupo de expedientes individuales hay un expediente misceláneo que lleva el encabezado de las guías de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no se necesitan un expediente individual.
Los documentos se guardan por orden alfabético; si hay mas documentos de un mismo corresponsal, deben ordenarse cronológicamente, como en los expedientesindividuales, el más reciente al frente.

Procedimiento para archivar en el sistema alfabético

Las guías y expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, puede ser colocados dentro de sus expedientes rápida y eficientemente.

Siga los siguientes pasos:

1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a lagaveta adecuada; se abre esta. Si se usa una revisa para archivar, esta se fija al costado y se colocan los documentos en ella.

2. Localización de la guía: Se selecciona a adecuada y se mueve hacia adelante.

3. Localización del expediente individual. Las pestañas de las carpetas individuales detrás de las guías se examinan cuidadosamente, Si hay expediente individual para el documento. secoloca en este.

4. Localización del expediente misceláneo. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales dejando a la vista el expediente misceláneo y se guarda el documento.

Cuestionario

1. ¿Cuáles son las razones de que el archivo alfabético sea popular?
R= fácil organizada de hacerlo

2. ¿Cuáles son los elementos...