Sistema De Archivo Alfab Tico

Sistema de Archivo Alfabético

Concepto:
Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto. Sistema denomina unidad de archivo a cada unade las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
Procedimiento:
1) Inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
2)Clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto deque se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.
3) Macar o codificar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar lacorrespondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.
4) Distribuir: consiste en separar alfabéticamente los títulos marcados.
5) Archivar: se procede a colocar los papeles odocumentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabético.
Guías:
GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo ensecciones alfabéticas importantes y estas van al inicio.
GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.
GUIASESPECIALES AUXILIARES: Se utilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.


Expedientes:
EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estosestán ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que lacorrespondencia sea fácil de localizar.
EXPEDIENTE MICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un...