Sistema De Archivop

Sistema de archivo por departamento de empresa
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograrrapidez y eficacia en la localización de los documentos.
En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna emanada del mismo. y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en:  Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares.
Funciones de losarchivos.
a.-  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.-  Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.-  Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Tipos de Archivos.  Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar conequipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales,  las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistemaelectrónico que utilice una unidad principal.  En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información.  Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven.  De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entreellos:
Archivo vertical:  Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
Archivo lateral:  Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca.Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal:  Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos:  activos,semiactivos e inactivos.
Archivos activos:  Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
Archivo semiactivo:  Se conservan los documentos que han sido retirados delarchivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo:  Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
ARCHIVO. SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN
Sistemas de...