Sistema de control interno (caja, banco, inventario, deudores)


CONTENIDO


SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1
1. CAJA 3
1.1 Sistema de control interno: 3
1.1.1 Separación de funciones: 3
1.1.2 Depósitos diarios 4
1.1.3 Endoso de cheques recibidos 4
1.1.4 Ingresos por cobranzas 4
1.1.5 Ingresos recibidos por correo 5
1.1.6 Ingresos por ventas al detalle. 5
2. BANCO 6
3. INVENTARIO 7
3.1 Método de Control de los Inventarios 7
3.1.1 Los elementos de un buen controlinterno sobre los inventarios incluyen: 8
4. DEUDORES 11
4.1 Carencia de control interno a clientes: 11
4.2 Control interno 11
4.3 Informes para la gerencia 12
4.4 Programa de auditoria para cuentas por cobrar 13
5. WEBGRAFÍA 14





CAJA

El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las “fortalezas” que contenga el control interno establecido.
Prácticamente, todas lastransacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en futuro el rubro efectivo.
Si a esta particularidad se le añade la de que, por naturaleza, es el activo que más se presta para manejos no idóneos, son razones poderosas para poner especial énfasis en la implantación de un estricto control interno.

1.1 Sistema de control interno:
1.1.1 Separación de funciones:

Las funciones del cajero deben serclaramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización ni de registros contables.
Ni el cajero ni nadie que elabore en el departamento de caja pueden tener acceso a:
a) Facturación y entrega de mercancía.
b) Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.
c) Elaboración y envió de estados de cuentas a los clientes.
d) Control del cobro de cuentas porcobrar con el mayor.
e) Autorización para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
f) Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.


1.1.2 Depósitos diarios

No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco enforma diaria.
Este paso del control interno quedaría aún más reforzado, si se establece que, una vez hecho el depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas directamente a contabilidad y no al cajero.

1.1.3 Endoso de cheques recibidos

A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que diga “Sólo para depositar en cuenta corrientenúmero…”. De esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

1.1.4 Ingresos por cobranzas

El control de los ingresos por cobranzas comienza desde el momento que se entrega a los cobradores los documentos para que sean cobrados.
Con tales documentos: facturas, letras de cambios, entre otros. Debe elaborarse un listado por duplicado. Éste, a su vez, los entregará acobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser cobrados ese día. Cobranzas enviará a contabilidad el duplicado, mientras que el original queda en ese departamento para sus respectivos controles.
El cajero, por su parte, al finalizar el día procede a elaborar la planilla de depósito bancario el cual se hará, a más tardar, el día siguiente.
Una vez hecho el depósito, el cajeroenvía a contabilidad la copia del depósito junto con el triplicado del informe de cobranza, donde será cotejado con la copia del informe recibida del departamento de cobranzas y procede a realizar los registros pertinentes.

1.1.5 Ingresos recibidos por correo

En los casos en que se reciban ingresos a través del correo, el control debe comenzar desde el momento mismo en que el sobre es abierto.Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo son cheques a los cuales debe estampársele inmediatamente el sello de “Solo para depositar en la cuenta número…”.
Será elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales serán posteriormente entregados al cajero, quién firmara el original y duplicado del informe y los devolverá a la persona encargada de recibir la...