Sistema De Formacion De Grupos

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE GRUPOS
Angel Luís Meroño Cerdán y Ramón Sabater Sánchez
Dpto. Organización de Empresas - Universidad de Murcia
Resumen
En los últimos años, con mucha insistencia, las empresas e instituciones de toda
índole sitúan el empleo de los grupos como un factor clave de su organización y
estrategia. La diferencia con otras épocas, donde los grupos se han utilizado de
maneratímida, es doble: por un lado, la actitud hacia los grupos es más favorable, y
por otro lado, existen una serie de técnicas y herramientas de ayuda a los grupos. Si
se quiere que los grupos realmente funcionen es necesario diseñar y disponer de un
"sistema de información de grupos" (SIG) que canalice los recursos y la información
propios del grupo. El objetivo de este trabajo es presentar loselementos y los
beneficios potenciales de los SIG.

El empleo de grupos ha sido una cuestión que siempre ha estado - con más o
menos actualidad - presente en el pensamiento sobre Administración de Empresas, en
general, y de Recursos Humanos, en particular. Sin embargo, es ahora cuando parece
que empiezan a ser utilizados efectivamente, como ejemplo, en esta revista se han
expuesto los buenosresultados obtenidos por empresas como Sanitas (Carazo, 1997),
RENFE (Carazo, 1998) y Fertiberia (Hoyos, 1998). Aunque en realidad, posiblemente
los buenos resultados constituyan más bien excepciones.
El planteamiento de este trabajo es analizar la contribución que una
herramienta, como son los Sistemas de Información de Grupos (SIG), puede hacer en
el empleo real de los grupos en las organizaciones. Paraello, comenzaremos
exponiendo brevemente1 cuáles son las ventajas de los grupos, pero también sus
problemas, para ver en qué medida pueden ser resueltos por los SIG.

Ventajas y problemas de los grupos
Los recursos grupales conllevan una serie de ventajas de indudable valor para
las organizaciones que clasificaremos en dos categorías:
a) Mejores decisiones
La información, experiencia yconocimientos que se consiguen reunir en un
grupo son siempre mayores a los recursos de un individuo. Además, también
pueden surgir sinergias derivadas de la interacción grupal. Por ello, los grupos
están en disposición de ser más creativos y generadores de ideas. Por otra
parte, es conocida la capacidad de los grupos a la hora de evaluar de forma

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Un análisis detallado y documentado sobre los equipos detrabajo en las organizaciones
puede encontrarse en esta misma revista en Fernández y Juárez (1998),

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crítica. Con todos estos ingredientes, potencialmente los grupos están
capacitados para tomar mejores decisiones.
b) Mejor organización y dirección
La organización en base a grupos contribuye a la mejor organización por
cuanto al trabajar conjuntamente personas de diferentes ámbitos facilitala
coordinación dentro de la organización. También mejora la dirección ya que las
personas están más motivadas, y sobre todo aceptan y se comprometen en
mayor medida con las decisiones.
Si tan claras, y pertinentes, son las ventajas de los grupos ¿por qué no se
emplean con más frecuencia? En nuestra opinión, los grupos presentan dos
problemas principales:
a) Problemas de coordinación dentro delgrupo
Frente al trabajo individual, el grupal requiere la reunión de sus miembros para
el intercambio de información y la adopción de decisiones, es decir, se necesita
coordinar a sus distintos participantes. Por coordinación entendemos no sólo la
convocatoria del momento y lugar adecuado para todos, sino también la
gestión de la documentación relativa tanto a la preparación de la reunión, como
laresultante de la misma.
b) Problemas durante la celebración de reuniones
En las reuniones suelen tener lugar una serie de inconvenientes que son
motivo de queja de sus participantes:
- no hay tiempo suficiente para hablar, sin embargo, hay que "soportar"
intervenciones que no aportan nada
- falta de participación crítica por la inhibición producida por diferencias
jerárquicas o por habilidades a la...