Sistema De Ordenamiento Alfabetico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente

El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :

Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre depersonas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con esteorden

Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios

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2. Apellidos con prefijos y partículas

En los apellidos que tienenpartículas se considera la partícula como parte de la unidad de ordenamiento.

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Sistema de Clasificación Alfabético

3. Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

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4. Nombrede Mujeres casadas y viudas

En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil .(Matrimonio o viudez)

Si la persona cambia su documento de identificacion, el ordenamiento se realiza teniendo en cuenta como primera unidad de ordenamiento suprimer apellido, como segunda unidad el apellido de casada y como tercera unidad el nombre. La partícula DE no se tiene en cuenta como unidad de ordenamiento y se escribe entre paréntesis.

El mismo procedimiento se realiza para el caso de las viudas.

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5. Nombre bisexuales

Son nombres que usas para ambos sexos. Es necesario matricularlos haciendo laaclaración referente al sexo, introduciendo la cuarta unidad de ordenamiento

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6. Apellidos nombres

Es necesario averiguar y distinguir cual es el apellido y cual es el nombre, con el objeto de poder matricularlos adecuadamente

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SISTEMA DE CLASIFICACION NUMERICO

Tiene como principio universal el uso de los números.

Consiste en asignar acada individuo, firma o expediente un número o código en forma progresiva. Con esta numeración se identifican los documentos que se legajaran en las respectivas carpetas.

Es un sistema de clasificación indirecto ; hay necesidad de consultar primero el tarjetero .alfabético para buscar el nombre asignado a la persona, asunto o expediente, antes de consultar el archivo principalCARACTERISTICAS

Consta de :

ARCHIVO PRINCIPAL. Puede ser un archivador vertical u horizontal. Al abrir el Archivo visualizamos LOS MARBETES de las CARPETAS, ROTULADAS CON NÚMEROS. En orden progresivo, Las pestañas de las GUIAS, con sus números ya impresos, los cuales pueden aparecer en distintas posiciones.

TARJETERO. Contiene tarjetas con los nombres de los corresponsales o asuntos, enestricto orden alfabético, y en la parte superior derecha de la tarjeta, el número que le ha sido asignado, el mismo del archivo principal. Lo que se visualiza al mirar el tarjetero, son fichas, en estricto orden alfabético. (elabore una ficha con la información)

Este tarjetero es indispensable para el buen funcionamiento de todo el sistema numérico, ya que las guías y las carpetas no tienen...