SISTEMA GEOGRAFICO DE ARCHIVO










INTRODUCCIÓN.
Los sistemas de archivos de documentos tienen como fin la organización, clasificacion y archivo de los distintos documentos que se presentan en los distintos movimientos que realiza una empresa en la función de sus diferentes operaciones. De esta forma, los sistemas de archivo de documentos, buscan una mejor organización de los diferentes documentos que sepresentan en las empresas.
De este modo, los sistemas de archivo de documentos se deben adaptar a las distintas necesidades de los archivos de documentos, facilitando de esta manera permite obtener los documentos eficazmente a la hora de ser solicitados, primordialmente se mencionan los siguientes sistemas de archivos: Alfabético, Cronológico, Geográfico y Por asuntos, siendo estos los más usuales.Por otro lado, el Sistema de Archivo Geográfico es aquel sistema de archivos que permite a las empresas clasificar los documentos conforme a la ubicación del destinatario con el fin de organizar los archivos, agrupándolos de acuerdo a la ubicación antes mencionada.
SISTEMAS DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS O SISTEMA PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS.
En una empresa, los archivos se clasifican según lainformación y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.
Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria de una empresa ya que su consulta es constante.
Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos;esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.
En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos.
Dentro de un sistema de archivo, todo documentolleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.
Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.
Los sistemas de archivo másusuales son: el Alfabético. Cronológico. Geográfico. Por asuntos.
Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.
Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la formade trabajo o a la política de empresa.
Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, fecha, número, lugar geográfico o asunto, es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.
Según los conceptos establecidos se proceden a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda. Los expedientesse clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.

SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO.
Este sistema se basa en la clasificación de documento según el lugar por el que éstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde éstos se encuentran ubicados.
La clasificaciónpodrá disponerse en varios niveles:
País -->Comunidad Autónoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Dirección-->Personas.
Este sistema permite su utilización con el alfabético-geográfico, de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geográfica y su título por el sistema alfabético, así por ejemplo una posible clasificación para España sería la siguiente:
Castilla León...