Sistema Informático Académico Basado En La Web

Capítulo I :
Introducción












1. REALIDAD PROBLEMÁTICA:

La Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Trujillo, es una de las escuelas que tienen poco tiempo de ser formada. La escuela esta conformada por docentes, alumnos y personal administrativo encargado de gestionar todos los procesos académicos y administrativos.Actualmente los principales procesos académicos como inscripción y matrícula, carecen de una política definida eficientemente.
La Oficina de Registro Técnico (O.R.T.), siguiendo con la Normatividad Académica[DOC1], que define el proceso de matrícula de estudiantes de pre-grado; envía a cada facultad, antes de las fechas señaladas para iniciar las matriculas, la relación de alumnos aptos pararegistrar matricular[DOC01], conjuntamente con un software de registro de matricula elaborado en Clipper que es instalado previo a la matricula. Así mismo un caso particular son las facultades con currículo flexible, las cuales deben contar con docentes asesores de matrícula[DOC1], para cada alumno, pero esta norma no se cumple en la escuela de Ingeniería de Sistemas; por el motivo de no contarcon docentes a tiempo completo para asesoría. Este inconveniente tiene un efecto negativo en la eficiencia de la gestión académica de la escuela.
Siguiendo el cronograma de matrícula, en las fechas señaladas los alumnos se apersonan a la secretaria de escuela a recibir la ficha de matricula, para su respectivo llenado con los cursos a matricularse. Después la ficha llenada es devuelta a lasecretaria de escuela. Quien inmediatamente evalúa en forma manual su Historial Académico a cada alumno(regular, 2da, 3ra, 4ta matrícula, excepcional, suficiencia), para proseguir a registrar la matrícula, entregándole al alumno la orden de pago.
Todo este proceso es en forma manual, generando una sobrecarga de trabajo para la secretaria de la escuela, quien realiza una doble función; la desecretaria y asesor de matricula. Este trabajo complementario implica un retraso en el tiempo de registro de matricula aproximadamente 10 minutos por cada alumno, esto trae como consecuencia el malestar y desorden al momento de matricularse.






Una vez cancelada la orden de pago en tesorería o en cualquier agencia del Banco de Crédito, el alumno canjea su orden de pago por la ficha dematricula registrada.
La segunda etapa es la regularización, para este proceso la secretaria cuenta con el padrón de alumnos matriculados, volviendo a revisar en forma manual las matriculas ya registradas, en esta etapa el alumno tiene la oportunidad de eliminar o agregar los cursos que crea conveniente, cumpliendo las normas de creditaje y pre-requisitos, actualizando así su matrículasemestral. Si no hay ningún problema se concluye con la matrícula del respectivo semestre académico.
Como se podrá observar la segunda etapa de la matrícula también implica un doble trabajo, generando un retraso en las demás tareas solicitadas como elaboración de certificados de estudios, tramite para obtención del grado y titulo, etc.
Al terminar la matrícula la Oficina de RegistroTécnico(O.R.T.), recoge el software instalado en las escuelas, con las matrículas registradas. Así mismo también solicita un reporte de todos los alumnos matriculados con sus respectivos voucher y monto total(S/.) de alumnos matriculados en el semestre; tal documento también es realizado en forma manual.
Otro de los problemas analizados es, la falta de una base de datos de los alumnos donde se puedaconsultar su historial académico, y las ultimas notas registradas en el semestre anterior; este documento es requerido por los egresados para su respectivo trámite de graduación; otros documentos importantes para el alumnado es el record de notas, promedio ponderado, etc. Que son elaborados en forma mecanizada. El retraso es evidente pues la sobre carga de trabajo impide ser más eficientes....