Sistemas Administrativos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Conceptos y objetivos

Los manuales de procedimientos son documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la informaci6n básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtenci6n de los objetivos y el desarrollo de las funciones.
Los manuales de procedimientospermiten: uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteraci6n arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría, la evaluaci6n y control interno y su vigilancia; la conciencia en los empleados yen sus jefes acerca de que el trabajo se esté o no realizando adecuadamente; reducción de los costos al aumentar laeficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Estos manuales son instrumentos administrativos que apoyan la realizaci6n del _. Quehacer institucional cotidiano. En ellos se consignan, en forma met6dica, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones de toda la organizaci6n o de una o varias unidades administrativas, dependiendo del ámbito de aplicaci6n de losmanuales. Por otra parte, estén considerados como elementos fundamentales para la comunicación, coordinaci6n, direcci6n y evaluación administrativa, ya que facilitan la interacci6n de las distintas unidades administrativas o instituciones, a través del flujo de informaci6n (instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.

Conceptos

El manual deprocedimientos es el documento que contiene la descripci6n de las actividades que deben seguirse en la realizaci6n de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mar de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participaci6n. Suelen contener informaci6n y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas oequipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
Objetivos

Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos tienen como objetivos:

a) compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando suparticipación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.
b) uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
c) determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
d) facilitar las labores de auditoría, la evaluación del controlinterno y su vigilancia, e) aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
f) ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

g) constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Justificación de su necesidad
Puede decirse que la utilidad del manual deprocedimientos es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Asimismo, auxilian en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que describen en forma detallada las actividades por puesto.Desde luego, es necesario precisar que la necesidad de un estudio de procedimientos se basa en la eficiencia con que se pretende lograr un objetivo determinado; es decir, un procedimiento será eficiente o no en tanto logre el objetivo para el cual fue planeado. sin embargo, existen diversidad de índices que justifican el análisis o revisión de un procedimiento o un sistema, entre los que se pueden...