Sistemas de archivos

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1. Integracion de los archivos:

Los principales elementos que integran los archivos son:

Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal.

De estos elementos es primordial en los archivos la documentación puesto que el local, los muebles y equipo, y el personal, están destinados a contener y manejar los citados documentos.

El local: Una serie de condiciones y el requisito debellenar el destinado al archivo, y aun cuando los especialistas habrán de satisfacerlos, es necesario que el archivista tenga una idea general sobre este particular; en primer término, debe buscarse la funcionalidad o sea, la adaptabilidad de las necesidades propias de la oficina de archivo de acuerdo con el principio:

El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina alas necesidades del local.

El mobiliario y el equipo: Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo, son 3: el archivero, el tarjetero y el estante.

El archivero es un mueble seccional, metálico, de 1, 2, 3, 4, 5, o 6 gavetas, o cajones.

El personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la archivonomia, debe de ser el archivista. Dominio completo de la referente ala clasificación, catalogación, formación de los expedientes, manejo conservación y control de los documentos.

La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas.

2. Higiene de los archivos:

Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de constante limpieza. El archivista debeaplicar todas las normas higiénicas que son comunes para toda persona civilizada.

3. Elementos auxiliares para el ordenamiento de los documentos:

Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o método que se adopte para su clasificación, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpetas, las guías principales y auxiliares o sub-guías los marbetes y los jinetes.

Las guíasprincipales y auxiliares o sub-guías, en tamaños carta u oficio, para los catálogos, tienen en su borde superior una pestaña o apéndice que, contando de izquierda a derecha, son los diversos cortes que se conceden según su número: guía de primer corte, guía de segundo corte, guía de tercer corte.

4. La organización de los archivos, en relación con las instituciones:

Las oficinas, dentro delas instituciones, adoptan generalmente una organización departamental o una centralizada.

En la organización centralizada, todas las tareas comunes a las diversas dependencias se realizan o ejecutan en unidades centrales de servicio, y cada labor finalidad específica corresponderá un departamento o sección.

5. Ordenamiento de los elementos del archivo:

Procediendo de las partes al todo:de un documento a su con conjunto, los expedientes; de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo.

La carpeta marca según el sistema adaptado, la clasificación o el asunto; Su nombre o nombres, o un extracto del contenido. Los múltiples asuntos darán origen a múltiples expedientes que distribuidos en guías divisionarias principalmente.

Para tal fin, esnecesario que los archivistas- técnicos en la materia- aplique los sistemas y los métodos adecuados a la documentación, y que se adapten a las necesidades de la empresa como condición fundamental de toda organización debidamente planeada.

6. Sistema de Archivos.

El análisis de un documento revela la existencia de unas series de datos, que bien puede ser todos los que a continuación se enumeran,o alguno, o algunos de estos. Estos son: una numeración; un lugar; una fecha; dia, mes y año; un nombre o nombres de personas físicas o morales; y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principalísimo.

De la apoderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los sistemas de archivos.

Los sistemas de archivos, teóricamente tiene las...
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