sistemas de archivos

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO

Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.
Este sistema esconsiderado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:
Se basa en secuencia alfabética
Es directo
Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

Todoslos archivos alfabéticos están organizados en la misma manera, la mayor parte tiene los siguientes elementos:

GUIAS PRIMARIAS: Son las que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes yestas van al inicio.

GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del archivo ya que facilitan la localización del documento.

GUIAS ESPECIALES AUXILIARES: Seutilizan después de una guía primaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES: Estos están ordenados alfabéticamente después decada guía. Los documentos dentro de cada expediente individual están ordenados cronológicamente. Con la última fecha enfrente de tal manera que la correspondencia sea fácil de localizar.

EXPEDIENTEMICELANEO: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca uno misceláneo se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS
(ARCHIVO ALFABÉTICO)

1. REGLA
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.
EJEMPLOS:
NOMBRE DE PILA:APELLIDOS:
Ernesto Humberto Amaya Cabrera
María Elena Gómez Veras

SE ARCHIVA:
Amaya Cabrera, Ernesto Humberto
Gómez veras, María Elena

2. REGLA
Si antes del apellido aparece una inicial setoma como nombre de pila.

EJEMPLOS:
Raúl A. Fuentes Colorado
Marina E. Mena Ruiz


SE ARCHIVA:
Fuentes Colorado, Raúl A
Mena Ruiz, Marina E

3. REGLA
Si el apellido es igual en varios...