Sistemas De Documentacion Contable
Páginas: 8 (1876 palabras)
Publicado: 5 de septiembre de 2011
SISTEMA DE DOCUMENTACION CONTABLE
Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales quedeterminan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
Comprobante :
Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controlatransacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. El diseño de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo:una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una Venta, etc.
El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.
La realización del DocumentoFuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un chequecancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.
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|De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento ||fuente una identificación única. Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o |
|alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría. |
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|Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar undeterminado documento fuente, no haya que revisar en |
|cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno. |
|Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se |
|utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en||papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía. |
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|Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de |
|formularios en la que se insertan los datos de losdocumentos fuente y se generan como comprobantes |
|electrónicos, con el mismo valor que el original. |
|Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente |
|incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción. |
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Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en:
a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales quedeterminan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.
b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
Comprobante :
Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controlatransacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. El diseño de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo:una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una Venta, etc.
El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.
La realización del DocumentoFuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).
Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta.
Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa.
Otros pueden ser un chequecancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.
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|De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento ||fuente una identificación única. Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o |
|alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría. |
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|Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar undeterminado documento fuente, no haya que revisar en |
|cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno. |
|Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se |
|utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en||papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía. |
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|Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de |
|formularios en la que se insertan los datos de losdocumentos fuente y se generan como comprobantes |
|electrónicos, con el mismo valor que el original. |
|Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente |
|incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción. |
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