sistemas y procedimiento

Concepto de procedimiento
Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, eluso de recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema, tampoco es un método individual de trabajo, ni una actividad específica. Un sistema es un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin. Un método se refiere a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo y una actividad específica es la que realiza el empleado como parte de su trabajo.
Clasificación de losprocedimientos
Según su área de aplicación
Procedimientos macroadministrativos: se refiere a aquellos procedimientos que son propuestos y aplicados por las dependencias de apoyo global, es decir, por aquellas secretarias que tienen encomendado normar y controlar el desarrollo de alguna función cuyo desempeño es común a todas las instituciones del ejecutivo.
Procedimientos microadministrativos oinstitucionales: son los que se siguen para realizar las operaciones internas en una dependencia o entidad para cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos. Dentro del ámbito institucional los procedimientos pueden clasificarse en generales o específicos.

Los procedimientos generales son los que involucran operaciones que efectúan todas o más de una dirección general o su equivalente dentro de lainstitución; los específicos se circunscriben al ámbito de una dirección general o alguna o varias de las unidades que lo conforman.


Procedimientos que afectan los estados financieros
Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones uoperaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad.  Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.  Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

Recepción de inventarios
Cobro de facturas
Adquisición de inversiones
Registro de estimacionescontables

Procedimientos que no afectan los estados financieros
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos tipos de procedimientos son los siguientes:
Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente
Procedimientos para contratación de empleados
Procedimientospara cambios de horario laborable
Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

Requisitos de los procedimientos
- Formas descriptivas de los procedimientos
- Metodología para describir un procedimiento
a) Características generales de las gráficas de flujo
Concepto
La representación por medios gráficos es un lenguaje abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiemporelativamente cortos. El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia de los sistemas que son: estudio, diseño y presentación.
Estudio de los diagramas: en esta etapa el examen se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. La información que el analista necesita debe ser correcta y completa. Una vez que el analista ha recopilado toda la información, hace uso del diagrama...