Sistemas y procedimientos

II. Unidad de gestión de sistemas y procedimientos

Concepto de Unidad de sistemas y procedimientos:

La unidad de sistemas y procedimientos, es la unidad departamental dentro de la organización que se encarga de conocer todos los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas formales a los objetivosdeterminados por la dirección superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean. Apoyándose en las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por encargo de algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.

Funciones de la unidad de sistemas y procedimientos:

Las funciones inherentes al área de sistemas yprocedimientos son las que se detallan a continuación:

1. Estudio de la Estructura
2. Análisis de las funciones
3. Estudio de los procedimientos
4. Diseño de formularios
5. Redacción de manuales
6. Ordenamiento de oficina

1. Estudio de la Estructura:
Consiste en el análisis de la estructura oficial de la organización y la proposición de modificaciones dentro de la misma, esdecir esta función se encarga del estudio de la estructura de la organización a través de su(s) organigramas y sus posibles modificaciones, teniendo en cuenta las particularidades que le han impreso su evolución histórica y el medio humano y exterior en que se desenvuelve. Los ajustes que se proyecten deben tender a posibilitar el cumplimiento de los objetivos que dinámicamente fije la direcciónsuperior, tanto como para la empresa en su totalidad como para todas las unidades que lo componen.

2. Análisis de las funciones:
Esta función se encarga de determinar las funciones de cada uno de los departamentos así como también de cada uno de los empleados que componen a los mismos. La fijación de los objetivos que han de perseguirse por las diversas unidades de la organización, permiteconcebir el procedimiento adecuado para lograrlos, y consiguientemente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada área. Como las funciones se materializan a lo largo de la práctica de los procedimientos corrientes, la asignación concreta de las labores que encadenadas forman esos procedimientos, posibilita la definición de los cargos que componen la pirámide la empresa, a la vez que permiteperfilar sus exigencias desde el punto de vista laboral.

3. Estudio de los procedimientos:
La unidad de sistemas y procedimientos tiene en el análisis de procedimientos una de las funciones más importantes, puesto que en ellos debe buscar la máxima eficiencia que se ha de expresar en rapidez, economía y fácil control.

El estudio de los procedimientos se basa fundamentalmente en:
▪Revisión de los procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para incrementar la eficiencia.

▪ Estudio de nuevos procedimientos para las unidades que se creen o para cumplir nuevos objetivos operativos y funciones.

▪ Consideración de las interconexiones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema general operativo-informativo, señalando interrupciones ysuperposiciones.

4. Diseño de formularios:
Esta función comprende:

▪ Fijación de reglas para el diseño de formularios: normalización (aplicación de normas y estándares), distribución del formulario, tipo de papel, tamaño, color).

▪ Revisión de los formularios vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para su homogenización, dentro de los parámetros y reglas que seestablezcan.

▪ Diseño de nuevos formularios, requeridos por nuevos procedimientos y/o unidades.

▪ Consideración de la dinámica de los formularios, dentro de los procedimientos que se cumplan en la empresa.

▪ Determinación de los lugares y métodos de archivo de la documentación procesada.

5. Redacción de manuales:
Esta función se concentra en los siguientes aspectos:

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