Sobre los inventarios

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INSTRUCTIVO SUGERIDO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FISICOS DEL ÁREA

DE ALMACEN.

1. Labores previas a la toma física de inventario

Como parte de los procedimientos necesarios para lograr el éxito en una toma física de inventarios, es necesario coordinar previamente a la ejecución del mismo, entre otros, los siguientes aspectos:

1.1 Divulgación y sensibilización del instructivoDivulgación y socialización de los instructivos a todo el personal que intervendrá en la toma física de los inventarios, con el fin de lograr una sensibilización por parte del personal involucrado sobre sus roles y responsabilidades y al mismo tiempo lograr un alto grado de empoderamiento para el desarrollo a cabalidad de las funciones asignadas.

1.2 Programación del inventario

Se debepreparar y enviar, días previos al inventario físico, un memorando a las personas que van a participar como coordinadores en el inventario, más no a los encargados de las áreas en las cuales se efectuará el inventario, el cual debería incluir una definición clara de los siguientes puntos:

Áreas a inventariar.

Fecha del inventario y fecha de corte.

Personal encargado del conteo,detallando las parejas y los funcionarios encargados de la mesa de control.

Horario del inventario.

Fecha de cierre de operaciones y despachos.

1.3 Distribución de la bodega o almacén

Es necesario que previa las realizaciones del inventario, la bodega o el almacén se encuentre en condiciones óptimas para la ejecución de la toma física, verificando entre otros los siguientesaspectos:

Verificación de la disposición del almacén para la ejecución de la toma física deinventario mediante recorrido previo por las diferentes áreas a ser inventariadas.

Verificación de la adecuada ubicación de cada una de las referencias en formahomóloga por cada una de las estanterías.

Evaluación de las condiciones de aseo y seguridad para la ejecución del inventario.Disposición de materiales, herramientas y equipos requeridos para la ejecución de la toma física del inventario, tales como guantes, cinturones de seguridad gafas, cascos, grúas, escaleras, montacargas. Entre estos se incluyen los materiales para la adecuada ejecución de la toma física, tales como tablas de apoyo, lapiceros, hojas adicionales, y demás papelería necesaria para su realización.

Sedebe efectuar un reconocimiento y verificación de la implementación de las medidas de protección y conservación no solo del inventario físico depositado en el almacén sino también de las medidas de protección y seguridad industrial para los empleados que intervienen en la administración del inventario.

Es necesario igualmente que se realice la verificación de la eliminación de marcas queden indicación de las cantidades existentes en forma previa a la ejecución de la toma física del inventario, tales como la eliminación de marcaciones anteriores, etiquetas u cualquier otro método empleado.

1.4 Registro total de movimientos de inventario

Es indispensable que la Compañía garantice antes de efectuar el inventario el registro íntegro y exacto de la totalidad de documentos querepresenten movimientos de existencia del inventario, tales como ventas o compras, traslados de bodega, devoluciones y ajustes y cualquier otro documento que represente movimientos de inventarios de almacén.

1.5 Recepción y entrega de repuestos y accesorios

Como parte de los procedimientos de control necesarios para la adecuada realización de los procedimientos de toma física de inventarios,es necesario realizar una clasificación del inventario que corresponde a:

Ítems facturados o despachados a clientes y no entregados en forma oportuna

Bienes recibidos de proveedores y no ingresados en el sistema o desempacados para ubicación en estanterías.

Bienes en consignación recibidos de proveedores o clientes.

Ítems en garantía o pendientes de reclamación....
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