soportes contables (Economia UCC)

SOPORTES Y DOCUMENTOS CONTABLES

CONCEPTO

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros decontabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

CLASIFICACIÓN
Estos documentos tienen varias formas de clasificación según su función económica se dividen en:

Documentos contables.

Negociables: 
Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercialpor seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.

No negociables: 
Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito,consignación bancaria, entre otras.

Informativos: 
Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.


Documentos  externos.

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ejemplo: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.Documentos  internos.

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ejemplo: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.


¿Para que sirven los soportes o documentos contables?

Tienen muchas funciones entre las cuales podremos mencionar:

Control de todas las acciones u operaciones que se realizan en unacompañía, empresas y/o comerciantes.
Precisar la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación mercantil.
Demostrar la realización de alguna acción comercial.
Contabilización de las acciones comerciales.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha delcomprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.




Ahora hablemos de algunos de los más importantes:

1. Recibo de caja: El recibo de caja constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo yotra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo deconsignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro paraconsignar remesas o cheques de otras plazas.







3.  Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de ahorro y crédito (Hoy Bancos) han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo...