Tablas De Retencion Documental

ESTUDIO Y ANÁLISIS PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD “TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL”EN LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL.

Presentado por: RICARDO A. ROMERO MONTOYA
C.c. 88.271.382 de Cúcuta
ZAIDA PARADA………………….
C.c. ………………………………

Cúcuta, Norte de SantanderAgosto de 2012.

PROBLEMA
De acuerdo con las funciones que debe realizar la Secretaria de Educación Municipal- SEM y en cumplimiento de las mismas, la SEM dentro de sus actividades diarias maneja un alto volumen de documentos los cuales requieren de un trámite rápido, ordenado y eficiente. Actualmente la SEM está manejando la documentación sin utilizar procedimientos adecuados lo que ha hecho que secomience a presentar problemas en el manejo y administración de los mismos la cual nos impide dar un servicio optimo.
En la SEM se requiere implementar un Programa de Gestión Documental, que permita llevar a cabo todos los procesos administrativos y legales con la documentación que produce y tramita, de acuerdo con la respectiva normatividad que estipula el Archivo General de la Nación para estefin. La SEM por ser una entidad de carácter oficial debe cumplir con la normatividad archivística colombiana.
En la actualidad la SEM no cuenta con un Programa de Gestión Documental, ya que la ALCALDIA como ente responsable de la SEM, presenta poco tiempo de estar certificada por la Norma NTCGP-1000. Es por esta razón que es de interés aplicar un Modelo de Gestión Documental que facilite a laSEM lo relacionado con este tema.
Por tal motivo la información que se maneja y se manipula en la Entidad no entra dentro de las diferentes fases de archivo y tampoco tiene claridad sobre el ciclo vital de los documentos.

PLANTEAR EL PROBLEMA
El Reglamento General de Archivos establece "Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lotanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinario, administrativo, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista.
Encontramos:
1. Altos volúmenes de documentos en soporte papel generados por la Secretaría de Educación que superan los recursos de administración de losmismos y elevan los costos de los insumos en la gestión de la información institucional.  Se requiere para la optimización del espacio la aplicación y el seguimiento y control a la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD).
 2. la Secretaría de Educación no cuenta con una herramienta de control de la gestión de las comunicaciones oficiales que circulan en la Secretaría (+ de 30oficinas productoras de documentos), generándose volúmenes de información en soporte papel que podrían gestionarse de acuerdo a conceptos de una Secretaría más amigable con el ambiente y cumpliendo los requerimientos legales.  Permitir en suma,  minimizar el uso del soporte papel, maximizar el uso de los documentos electrónicos, su consulta y conservación, garantizando su autenticidad, integridad,inalterabilidad y disponibilidad en el mediano y largo plazo.

FORMULAR EL PROBLEMA
la mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el manejo documental dentro de sí misma y sobre todo cuando de entidades públicas se habla ya que tienen que reglamentarse a las políticas de un ente rector como es el Archivo General de la Nación, es por esta razón que la Alcaldía deCúcuta junto con sus Secretarías requiere establecer un programa de gestión documental que facilite los respectivos procesos de gestión con los documentos y de esta forma evitar la producción de errores administrativos que puedan presentarse, teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, ¿Cuál es la importancia de la aplicación de las TRD “Tablas de Retención Documental”?
OBJETIVOS
OBJETIVO...