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1. El primer paso para iniciar con el proceso de cierre anual es revisar que se tenga marcado el mes del periodo contable que servirá para definir el fin del periodo anual. Este se debe revisar en el módulo de Administración de Sistemas / Administración / Periodos Contables.
Allí aparece una pantalla la cual muestra los meses en los diferentes años, verificar que se tenga marcado el mesque corresponde como FIN DE PERIODO ANUAL.

2. Posteriormente se debe verificar en parámetros del módulo de Contabilidad General, que se tenga definida la cuenta contable que se utilizará para las ganancias o pérdidas. Adicionalmente se debe revisar la casilla de ULTIMO CIERRE para verificar la fecha de la corrida del último proceso.

3. Seguido a esto, se debe tener seguridad de quetodas las transacciones contables (asientos, pólizas, partidas) que corresponden al periodo a procesar se encuentren MAYORIZADAS.

4. Una vez que todas las transacciones se encuentre mayorizadas se procede a ejecutar el cierre anual, el cual se encuentra en el módulo de CG, Administración, Cierre Anual. En esta pantalla se debe incluir el paquete, tipo de Asiento y se debe revisar la fecha decierre que el sistema sugiere, que el mismo pertenezca al periodo que se va a procesar. En el campo fuente se escribe una breve descripción que se incluirá en la transacción contable, por ejemplo: Cierre Anual xxxx.

Un aspecto muy importante a revisar es que en la sección de Modalidad de Aplicación, solamente esté marcada las opciones de DESPLEGAR y MODIFICAR, la opción Mayorizar no serecomienda que se encuentre marcada, ya que en caso de que se tenga que corregir alguna transacción contable, no se podrá ejecutar si ya la transacción está mayorizada.

5. Una vez que el sistema toma en cuenta todas las transacciones contables que pertenecen al periodo, procede entonces a generar la respectiva transacción contable (asiento, póliza, partida) de cierre, tal como se muestra en lafigura siguiente, se contemplan todas aquellas cuentas contables que se definieron como de ESTADO DE RESULTADOS (La definición se hace en CG, Cuentas, doble clic en cuenta contable y en el tab General, campo Tipo, aquí se elige de Estado de Resultados)

Se sugiere hacer la revisión de los montos de las cuentas contables con respecto al reporte de Balance de comprobación, para lo cualprimeramente se debe seleccionar todas las cuentas contables y presionar el botón de Excel, para que desde este programa puedan acomodar las cuentas contables que pertenecen a la misma cuenta mayor y hacer la sumatoria.

6. Una vez que se comprueba que la sumatoria de las cuentas contables coinciden con los montos de las cuentas de mayor del reporte de Balance de Comprobación, se procede entonces aMAYORIZAR la transacción contable de cierre, de esta forma el sistema terminará de ejecutar el proceso de cierre, es decir, modifica en parámetros del módulo la última fecha cierre y modifica los saldos de las cuentas contables de resultados colocándolos en cero.
7.

Recordar que en el balance de comprobación, las cuentas que son de Estados de Resultados deben tener un Saldo Finaligual a CERO

POSIBLES INCONVENIENTES EN EL PRODESO DE CIERRE ANUAL

1. Si al hacer la comparación de los montos de las cuentas de resultados de la transacción de cierre con respecto al balance de comprobación NO muestra saldo final cero, es posible que exista en alguna de esas cuentas una cuenta de Mayor (padre) con la marca de ACEPTA DATOS= Sí, lo cual es incorrecto.
( Solo lassubcuentas (cuentas hijas) deben tener definido que Aceptan Datos.

Para hacer la revisión deben ir al menú principal Cuentas!, seleccionar todas las cuentas de Estados de Resultados y verificar en la columna Acepta Datos; observar que las cuentas de mayor tienen en la columna NO y que las subcuentas o cuentas hijas dice SI.

2. tro inconveniente que puede suscitarse es que exista un...
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