tecnicas de oficinas
Páginas: 172 (42869 palabras)
Publicado: 13 de octubre de 2013
Escuela Judicial
“Rodrigo Lara Bonilla”
MÓDULO
TÉCNICAS
DE
OFICINA
República de Colombia
Plan de Formación de la Rama Judicial
República de Colombia
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Presidente
HERNANDO TORRES CORREDOR
JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO
Vicepresidente
Magistrados
JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES
FRANCISCOESCOBAR HENRÍQUEZ
JESAÉL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO
RICARDO H. MONROY CHURCH
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES
Directora
2
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
Módulo educativo
TÉCNICAS DE OFICINA
Luis Carlos Talero Laskar
Bogotá D.C., 2007
3
Tabla de contenido
Introducción
5
Objetivogeneral del módulo
9
Unidad 1 Atención al usuario
10
Objetivos unidad
11
1.1
La calidad en la atención al usuario
11
1.2
La cultura del servicio
16
1.2.1
Cuestiones organizativas y culturales
16
1.2.2
Usuarios internos y externos
17
1.2.3
Cómo desarrollar con éxito una cultura de servicio
18
1.3
Mejora de la atención al usuario19
1.3.1
Mejoramiento del servicio
19
1.3.2
Habilidades en la comunicación
26
1.3.3 Componentes básicos del buen servicio
30
1.4
Ejemplos, ejercicios y casos prácticos
32
1.5
Síntesis de la Unidad
33
1.6
Autoevaluación
34
Unidad 2 Comprensión y Construcción de Textos
37
Objetivos unidad
37
2.1
38
La comunicación y el lenguaje2.1.1 La comunicación
39
2.1.2 El uso del lenguaje
41
2.1.3 La comunicación verbal
44
2.1.4 Funciones del lenguaje
46
2.1.5 La comunicación correcta
47
2.2
49
El texto y sus características
2.2.1 Qué es un texto
50
2.2.2 Contextualización y coherencia
51
2.2.3 Géneros discursivos
60
4
2.3
Lengua oral y lengua escrita
68
2.3.1Diferencia entre el código oral y el código escrito
68
2.3.2 Proceso de producción del texto escrito
74
2.4
La corrección idiomática
77
2.4.1
Gramática, norma y corrección
78
2.4.2
Redacción eficaz de documentos
79
2.4.3
Escribir sin faltas
84
2.5
Ejemplos, ejercicios y casos prácticos
113
2.6
Síntesis de la Unidad
115
2.7Autoevaluación
117
Unidad 3 Gestión Documental y Archivo
119
Objetivos unidad
120
3.1
Gestión de los documentos
121
3.1.1
El documento
121
3.1.2
La gestión documental
123
3.2
El archivo de oficina
125
3.2.1
El archivo
126
3.2.2
Archivística y gestión documental
128
3.3
Plan de archivo
129
3.4
Ejemplos, ejercicios y casosprácticos
134
3.5
Síntesis de la Unidad
135
3.6
Autoevaluación
137
GLOSARIO
139
BIBLIOGRAFÍA
144
WEBGRAFÍA
145
ANEXOS
146
5
Tabla de Gráficos
Fig. 1
Tipos de servicios
12
Fig. 2
Funciones del lenguaje
47
Fig. 3
Coherencia del texto
54
Fig. 4
Géneros discursivos
61
Fig. 5
Géneros discursojurídico-administrativo
63
Fig. 6
Diferencias contextuales código oral - escrito
70
Fig. 7
Diferencias textuales código oral - escrito
73
6
Introducción
En cualquier organización se desarrolla un volumen importante de actividades de carácter
administrativo y quienes allí trabajan deben poseer habilidades en el empleo de los
procedimientos propios a la actividad institucional. Elcorrecto desarrollo de la gestión
administrativa contribuye al mejoramiento de la eficiencia en el seno de la organización, es
por esto, que la misión del responsable de dichas funciones es asegurar el buen
funcionamiento, mediante una buena planificación y ejecución de las tareas.
Uno de los aspectos más importantes del desarrollo de la gestión administrativa es el servicio
que se presta...
“Rodrigo Lara Bonilla”
MÓDULO
TÉCNICAS
DE
OFICINA
República de Colombia
Plan de Formación de la Rama Judicial
República de Colombia
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Presidente
HERNANDO TORRES CORREDOR
JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO
Vicepresidente
Magistrados
JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES
FRANCISCOESCOBAR HENRÍQUEZ
JESAÉL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO
RICARDO H. MONROY CHURCH
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES
Directora
2
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
Módulo educativo
TÉCNICAS DE OFICINA
Luis Carlos Talero Laskar
Bogotá D.C., 2007
3
Tabla de contenido
Introducción
5
Objetivogeneral del módulo
9
Unidad 1 Atención al usuario
10
Objetivos unidad
11
1.1
La calidad en la atención al usuario
11
1.2
La cultura del servicio
16
1.2.1
Cuestiones organizativas y culturales
16
1.2.2
Usuarios internos y externos
17
1.2.3
Cómo desarrollar con éxito una cultura de servicio
18
1.3
Mejora de la atención al usuario19
1.3.1
Mejoramiento del servicio
19
1.3.2
Habilidades en la comunicación
26
1.3.3 Componentes básicos del buen servicio
30
1.4
Ejemplos, ejercicios y casos prácticos
32
1.5
Síntesis de la Unidad
33
1.6
Autoevaluación
34
Unidad 2 Comprensión y Construcción de Textos
37
Objetivos unidad
37
2.1
38
La comunicación y el lenguaje2.1.1 La comunicación
39
2.1.2 El uso del lenguaje
41
2.1.3 La comunicación verbal
44
2.1.4 Funciones del lenguaje
46
2.1.5 La comunicación correcta
47
2.2
49
El texto y sus características
2.2.1 Qué es un texto
50
2.2.2 Contextualización y coherencia
51
2.2.3 Géneros discursivos
60
4
2.3
Lengua oral y lengua escrita
68
2.3.1Diferencia entre el código oral y el código escrito
68
2.3.2 Proceso de producción del texto escrito
74
2.4
La corrección idiomática
77
2.4.1
Gramática, norma y corrección
78
2.4.2
Redacción eficaz de documentos
79
2.4.3
Escribir sin faltas
84
2.5
Ejemplos, ejercicios y casos prácticos
113
2.6
Síntesis de la Unidad
115
2.7Autoevaluación
117
Unidad 3 Gestión Documental y Archivo
119
Objetivos unidad
120
3.1
Gestión de los documentos
121
3.1.1
El documento
121
3.1.2
La gestión documental
123
3.2
El archivo de oficina
125
3.2.1
El archivo
126
3.2.2
Archivística y gestión documental
128
3.3
Plan de archivo
129
3.4
Ejemplos, ejercicios y casosprácticos
134
3.5
Síntesis de la Unidad
135
3.6
Autoevaluación
137
GLOSARIO
139
BIBLIOGRAFÍA
144
WEBGRAFÍA
145
ANEXOS
146
5
Tabla de Gráficos
Fig. 1
Tipos de servicios
12
Fig. 2
Funciones del lenguaje
47
Fig. 3
Coherencia del texto
54
Fig. 4
Géneros discursivos
61
Fig. 5
Géneros discursojurídico-administrativo
63
Fig. 6
Diferencias contextuales código oral - escrito
70
Fig. 7
Diferencias textuales código oral - escrito
73
6
Introducción
En cualquier organización se desarrolla un volumen importante de actividades de carácter
administrativo y quienes allí trabajan deben poseer habilidades en el empleo de los
procedimientos propios a la actividad institucional. Elcorrecto desarrollo de la gestión
administrativa contribuye al mejoramiento de la eficiencia en el seno de la organización, es
por esto, que la misión del responsable de dichas funciones es asegurar el buen
funcionamiento, mediante una buena planificación y ejecución de las tareas.
Uno de los aspectos más importantes del desarrollo de la gestión administrativa es el servicio
que se presta...
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