Tecnicas En El Manejo De Equipos De Oficina

TECNICAS EN EL MANEJO DE EQUIPOS DE OFICINA
A medida que la confianza en la tecnología continúa su expansión en las oficinas, el papel del profesional dentro de la misma ha evolucionado mucho. La automatización de oficinas y la reestructuración organizativa han llevado a las secretarias y asistentes administrativos a asumir cada vez más responsabilidades reservadas alguna vez para el personalprofesional y directivo. Sin embargo, a pesar de estos cambios, las responsabilidades principales de las secretarias y asistentes administrativos se han mantenido casi iguales: realizar y coordinar las actividades administrativas de una oficina y el almacenamiento, recuperación e integración de la información para su difusión entre el personal y los clientes.
Las secretarias y asistentesadministrativos realizan una variedad de tareas administrativas de oficina necesarias para el funcionamiento de una organización eficiente. Sirven como fuente de información y son responsables de la comunicación en una oficina; planifican y programan reuniones y citas; organizan y mantienen archivos en papel y electrónicos; gestionan proyectos; realizan investigaciones; y difunden información mediante elteléfono, los servicios de correo, sitios de Internet y correo electrónico. También pueden manejar los arreglos de viajes y visitas.
Las secretarias y asistentes administrativos utilizan una variedad de equipos de oficina, como máquinas de fax, fotocopiadoras, escáneres y sistemas de videoconferencia y telefonía. Además, a menudo utilizan las computadoras para realizar tareas que antes eranmanejadas por gerentes y profesionales como ser: crear hojas de cálculo, componer correspondencia, gestión de bases de datos y crear presentaciones, informes y documentos utilizando el software de autoedición y gráficos digitales. También podrán negociar con los vendedores, mantener y examinar el equipo arrendado, comprar suministros, gestionar áreas tales como almacenes de reserva o bibliotecascorporativas y recuperar datos de diversas fuentes. Al mismo tiempo, los gerentes y profesionales han asumido muchas tareas tradicionalmente asignadas a secretarias y asistentes administrativos, como el escribir en la computadora y contestar el teléfono. Debido a que las secretarias y asistentes administrativos reciben menos dictados y procesamiento de texto, ahora tienen tiempo para colaborar con másmiembros del personal ejecutivo. En una serie de organizaciones, las secretarias y asistentes administrativos trabajan en equipos de forma flexible y comparten su experiencia.
Muchas secretarias y asistentes administrativos proveen de formación y orientación al nuevo personal, realizan investigaciones en Internet y operan, solucionando problemas de las nuevas tecnologías de oficina.
Las tareasespecíficas del trabajo varían de acuerdo con la experiencia y los títulos. Las secretarias ejecutivas y asistentes administrativos proveen un apoyo de alto nivel administrativo para una oficina y para los altos ejecutivos de una organización. Generalmente, realizan menos tareas administrativas que las secretarias y una mayor gestión y manejo de información. Además de organizar conferenciastelefónicas y supervisar el personal de oficina entre otros, pueden manejar las responsabilidades más complejas tales como la revisión de las notas entrantes, presentaciones e informes con el fin de determinar su importancia y hacer planes para su distribución. También preparan las agendas y hacen arreglos para las reuniones de las comisiones y juntas ejecutivas. Por otro lado, pueden llevar a caboinvestigaciones y preparar informes estadísticos.
Algunas secretarias y asistentes administrativos, como las secretarias jurídicas y médicas, realizan un trabajo altamente especializado que requiere el conocimiento de la terminología técnica y los procedimientos. Por ejemplo, las secretarias judiciales preparan la correspondencia y documentos legales tales como citaciones, reclamaciones, peticiones,...