Terminos Archivisticos

NOMBRE: SILVIA HELENA AGUDELO URAN
FECHA: 19/09/2012

ACTIVIDAD: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

* El objetivo principal de la administración documental, es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacios.

* Asegurar un sistemaviable y generalmente aceptado para la gestión de documentos que permita el establecimiento se normas, políticas y manuales de procedimientos que aseguren el almacenaje de documentos y en donde se tenga presente la prevención, el planeamiento, la organización, la integración, el dirigir y el controlar los elementos de la organización con los recursos disponibles.

* Consolidar toda la informaciónde una empresa en único lugar, para almacenarla, clasificarla, organizarla y darle seguridad, para lograr con mayor rapidez, la calidad de la empresa.
* Contribuir a la toma de decisiones, los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para las decisiones futuras.
* Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivistas.2. IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL   EN LA EMPRESA
Analizo que el papel del Administrador documental es de mucha importancia puesto que la información en una empresa, no importa el tamaño de esta los archivos son la principal herramienta, ya que de ellos se basan para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son indispensables para la toma dedecisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son   potencialmente patrimonio cultural y la identidad nacional de la empresa. Es por esto, que se desarrolla la Administración Documental, como una herramienta y como un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que seprocesan (Recepción y Orientación), Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan (Registro y Distribución), realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan (Archivo).
El administrador de la documentación tiene a su cargo la función   probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la empresa. Ademas es la persona encargadade realizar todos los procesos necesarios para la conservación y preservación de los documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de calidad a la hora de consultar la información y de esa manera satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos como externos. Es el encargado de ejecutar las actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida en la entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Dentro de la empresa donde laboro se desarrollan actividades propias del archivo en diferentes dependencias, por ejemplo, en la parte administrativa, en ventas, contabilidad; dentro de estas áreas se obtienen diferentes clases de documentos einformación propia de la empresa, el cual cada una de ellas se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada. Ser administrador documental cumple un rol fundamental, porque se requiere de capacidad, seguridad, sagacidad y esmero para coordinar que todos losdocumentos lleguen a su destino y así plantear las necesidades de la organización, por lo tanto el administrador documental es un cazador de datos mediante sus documentos. Sin él no se pudieran llevar a cabo las funciones como radicar, registrar y archivar los documentos. El administrador documental cuanta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y...