Tipos de Reuniones

Tipos de Reuniones
Definición de Evento. Término genérico que designa cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes.
Definición de Reunión. Conjunto de personas reunidasfísicamente en un local para tratar un tema que será coordinado por un conductor. Todas las reuniones están sujetas a ciertos lineamientos básicos.
De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:
Informativas
Para recolección de información
Formativas o de capacitación
Incentivas
Para intercambio de puntos de vista
De negociación o acuerdo
Generadoras de ideas
Para toma de decisionesPreparación de una reunión
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y siempre se deben tener en cuenta los aspectos materiales y los funcionales. Ya sea un evento, una reunión con el cliente o con proveedores o una charla con el equipo de organización, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el “ABC” de toda reunión.
Se puede dividir la preparación (previa a lareunión) en 5 pasos:
1. Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían interesantes (objetivos secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2. La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes ya que deben ser compatibles.
3. Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el desarrollode las cuestiones que se abordarán.
4. Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos anexos (la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de asistencia.
5. El desarrollo de la misma.
Al comenzar la reunión se debe:
1. Presentar a los participantes
2. Darles confianza
3. Presentar el tema de la reunión
4.Fijar los objetivos de la reunión

A través de la presentación se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros.
La presentación del tema de una reunión implica: establecer el tiempo de la reunión, de que se hablará, por qué interesa hablar de ese tema y cuáles son las problemáticas planteadas.
Finalmenteexplicar y comentar el orden del día. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro del periodo de tiempo de la reunión y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y así sucesivamente.

Las reuniones y sus dinámicas de comunicación. Tipología.
Asamblea. Reunión formal de índole general de una asociación, club, organización o empresa en la que asisten los miembros paradecidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas. Se elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres personas de los presentes.
Grupos de Debate o Buzz Group. Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos conanterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador.
Coloquio. Reunión informativa con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El público tiene participación activa al formular preguntas. Un moderador orientará la reunión y ordenará los turnos de participación.
Conferencia. Reuniónpara que un grupo u organización, pública o privada, una institución o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines predeterminados.
Congreso. Reunión de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en fechas y lugares pre-establecidos para tratar asuntos de interés, para...