Tipos de reuniones y sus procesos

TIPOS DE EVENTOS

• Arreglos de reuniones formales e informales

El ejecutivo en una empresa con lleva muchas horas dedicadas a asistir a reuniones por lo tanto el asistente administrativo debe poseer conocimientos sobre la planificación de reuniones y si el trabajo lo requiere en la organización.

• Tipos de reuniones

Las reuniones que se llevan a cabo en una empresa seclasifican en formales e informales, por lo que planificación debe hacerse con esmero y cuidado, independientemente del tipo de reunión, duración o propósito.

• Reuniones formales

Las reuniones de la Junta de Directores de una empresa u organización se consideran como reuniones formales.
Por lo general se celebran una vez al mes aunque otros prefieran reunirse trimestral o semestralmente. Lasreuniones pueden durar 2 horas, medio dìa o todo el dìa, otras pueden durar varios días. Para cada reunión se preparan una agenda con los asuntos a discutirse. La agenda se envía a los miembros y a las personas involucradas antes de la reunión.
Las convenciones suelen ser reuniones anuales o bienales que celebran empresa y organizaciones profesionales y en las cuales se discuten asuntosadministrativos, logros alcanzados y planes para el nuevo período.
La planificación de una convención requiere de esfuerzo y tiempo por lo que se debe comenzar a trabajar en ella con mucha anticipación a la fecha de realización. Por lo general, hay varias personas involucradas en la planificación y desarrollo de la convención los miembros activos tiene voz y voto en la toma de decisiones.
Lacoordinación y planificación de convenciones requiere de las siguientes tareas por parte del asistente:

o Seleccionar el lugar adecuado, dependiendo del tamaño del grupo y el tipo de actividades que se piensan celebrar.
o Escoger temas de interés para los asistentes.
o Contactar a los conferencistas profesionales seleccionados, hacer el acercamiento y confirmarles la invitación siellos aceptan.
o Recopilar la información sobre el programa, preparar, duplicar y distribuir el programa.
o Recopilar la información sobre hoteles, vuelos y otros temas de interés para las personas que tengan que viajar.
o Preparar el registro.
o Preparar hojas de evaluación para cada conferencia y para la actividad en general.
o Enviar cartas de agradecimiento a losconferencistas.
o Tabular las evaluaciones y resumir las mismas.
Las conferencias, talleres, seminarios y simposios también se consideran reuniones formales. En ellos se dedica tiempo a estudiar o discutir uno o más duración del evento puede ser desde una hora hasta un dìa o más. Los arreglos que hay que hacer dependen de la duración del evento.

• Reuniones informales

Las reunionesde comités, con compañeros del equipo de trabajo, subalternos, clientes, vendedores o propagandistas se consideran reuniones informales. Por lo general tiene una duración más corta.
En las reuniones de comité, el ejecutivo delega tareas a cada miembro y se fija una reunión posterior para informar y dar seguimiento. También se discuten asuntos de rutina y se planifican nuevas estrategias ymétodos para realizar tareas y resolver problemas. Estas reuniones suelen ser más breves y, por lo general, son de naturaleza informativa.
Las reuniones con clientes, vendedores o propagandistas se realizan con cita previa.

• Responsabilidades del profesional de oficina en la planificación de reuniones

El éxito de las reuniones depende en gran parte de la planificación. No importa el tipode reunión que se organice en la oficina va a ver un sinnúmero de tareas y responsabilidades que le corresponden al asistente administrativo.

• Preparativos antes de la reunión

o Separar el dìa de la reunión en el calendario personal y en el ejecutivo.
o Enviar la convocatoria: notificar a los miembros del grupo o comité, la fecha, la hora y lugar de la reunión. Tanto la...