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Introducción y definición del catálogo de cuentas












El departamento de contabilidad
El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los distintos departamentos de la empresa; su función principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas.
Del Mayor, según es costumbre,se obtiene la balanza de comprobación, que a su vez, forma el punto de partida para los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendrían los Estados Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable.
Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de Cuentas que va a controlar cada una de las cuentas de la contabilidad de la empresa.
1.2. El primerpaso, el catálogo de cuentas
Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos — ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo.
Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con todaexactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas.
Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.
1.3. El instructivo de contabilidad
En las empresas decierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio momo las necesidades de la casa lo requieran; y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas. Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de uncatálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de su preparación técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. Por ejemplo, en una fábrica existirá seguramente la cuenta de Equipo Industrial, cuyonombre por si mismo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy posible que según la política económica de la compañía, solamente las adiciones al equipo industrial por un costo superior a "X" por unidad deba cargarse a esta cuenta, para ser debidamente depreciadas; y que toda compra de equipo por cantidad inferior deba cargarse a los gastos de fabricación, a pesarde que, teóricamente, represente un aumento de activo fijo.
De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como las normas a seguir en el caso de depreciaciones, amortizaciones, cancelación de cuentas incobrables y demás problemas, que con frecuencia se prestan adistintas interpretaciones según el criterio de quien trate de resolverlos.
Salta a la vista pues, que en estos casos no sólo es indispensable el catalogo de cuenta sino que se hace necesario también complementado con un instructivo para su manejo, instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.
1.4. El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto gradode desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.
Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales,...