Titulos y valores

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CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE La Superintendencia de Sociedades comparte el concepto emitido por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la aplicación del artículo 28 de la Ley 962 del 2005, en cuanto a la reducción del término de conservación de los libros y papeles del comerciante y la supresión de los procedimientos establecidos para la reproducción ydestrucción de dichos libros y papeles. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 220-069768 del 06 de Diciembre de 2005 Ref.: Conservación de libros y papeles del comerciante A efecto de resolver las inquietudes planteadas en la consulta formulada a este Despacho a través de su comunicación radicada con No. 2005-01-166143, resulta oportuno efectuar unas breves consideraciones de carácter general en torno altratamiento normativo actualmente vigente, en materia de libros y papeles del comerciante. Es claro que uno de los deberes fundamentales que la ley desde antaño ha impuesto a determinadas personas como es el caso de los comerciantes, es el de llevar contabilidad de sus asuntos y negocios, al igual que la información y documentos relacionados con los mismos, previendo la obligación complementaria deque la contabilidad, así como los libros, registros contables en general, inventarios y estados financieros deban ajustarse a las disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la materia, como imperativamente lo señala el artículo 48 del mismo código. Ahora bien, para esos efectos el código de comercio ni sus normas reglamentarias, como es en este aspecto el Decreto 2649 de 1.993,establecen específicamente qué libros debe llevar el comerciante limitándose a indicar la necesidad sólo de llevar aquellos libros que la ley determine como obligatorios, cual es el caso de los libros de registro de accionistas o de socio y los de actas de asambleas o juntas directivas, al igual que los auxiliares necesarios para el adecuado entendimiento de los mismos, constituyendo éstos en suconjunto, lo que en el artículo 49 ibidem denomina “libros de comercio” , De lo que el Código de Comercio originalmente se ocupó, según los términos del artículo 48, en concordancia con el articulo 19 numeral 3º, fue de exigir que la contabilidad así como la documentación e información del comerciante se lleve de conformidad con las disposiciones del mismo código y demás normas sobre la materia, eindicó que dichas normas podrían autorizar “el uso de sistemas que como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia” a la vez que permitió la utilización de “otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales yel estado general de los negocios”. De esta manera es válido considerar que si bien los libros llevados de manera manual o impresa para documentar los registros, datos o informaciones contables, no son la única forma que el citado código en principio concibió para el manejo o documentación de la contabilidad, sí es la que legalmente autoriza hasta ahora, por la mayor confianza y seguridad quetradicionalmente este sistema genera, de una parte y por el alcance de algunos textos legales.

Por ello, no puede afirmarse que los preceptos que en esta materia incorporaron, primero la Ley 527 de 1.999 y recientemente la Ley 962, constituyen una innovación en cuanto a la manera documental de llevar la contabilidad, pues los preceptos que éstas en su orden consagran en relación con la materia, secircunscriben a la conservación de los mensajes de datos y documentos (artículo 12) y, la racionalización de la conservación de libros y papeles del comerciante (artículo 28), sin que una ni otra tengan la virtud de modificar las normas mercantiles que determinan los asuntos relativos al registro e impresión de libros de contabilidad. De hecho, las disposiciones reglamentarias, como fue primero...