Todas las respuestas sobre Formularios

Todas las respuestas 
sobre los Formularios de 
Google 
 
Introducción 
Conceptos técnicos centrales 
Violación de las condiciones de servicio 
Qué no se puede hacer en un formulario 
Qué cosas sí se pueden hacer 
Formularios en Google Apps 
Algunas manganetas para analizar las respuestas 
 
 

Introducción Este documento está desactualizado, y se refiere a la versión antigua de Formularios de 
Google, que perdió vigencia a fines de 2012 y ya no existe más.  Algunos conceptos siguen 
siendo válidos, pero conviene leerlo sabiendo que se trata de un documento obsoleto.  Al 
final se hacen algunos comentarios sobre la nueva versión de Formularios, de 2013.  Son 
comentarios de Febrero de 2013, y omiten todo las novedades posteriores. 
 Los Formularios de Google permiten hacer encuestas y recopilar las respuestas en una hoja 
de cálculo. 
 
Los ​
artículos de ayuda de Google Docs​
 son una buena introducción al uso de Formularios. 
Lo que sigue asume que ya estás familiarizado con los formularios, y pretende responder las 
dudas más frecuentes. 
 
Este documento se dedica a los formularios de las cuentas comunes de Google Docs.  Al final hay una sección con las ventajas adicionales para las cuentas de Google Apps. 
 
 

Conceptos técnicos centrales 
Un Formulario de Google no es un documento aparte, sino que forma parte de una hoja de 
cálculo.  Siempre.  Todos los formularios tienen una hoja de cálculo asociada.  Cuando abrís 
esa hoja de cálculo, notarás que tiene un menú adicional: el menú ​
Formulario​
 (quién lo hubiera pensado).  Desde ahí podés modificar el formulario y controlarlo por completo. 
 
El formulario funciona mientras está “Aceptando respuestas”, algo que se verifica en ese 
mismo menú.  Eso significa que el formulario está disponible en Internet para que cualquiera 
lo complete y envíe sus respuestas.  A la inversa, cuando no está aceptando respuesta, el 
formulario no está disponible. 
 Los formularios aceptando respuestas están disponibles para todo el mundo que conozca la 
dirección para acceder.  No hace falta tener cuenta de Google para completar un formulario. 
Tampoco hay manera de limitar quién lo completa.  En rigor, no se puede: 
 
● Identificar quién completó el formulario 
● Evitar que el mismo usuario complete el formulario varias veces 
● Asegurarse que determinado usuario ya completó el formulario 
 El formulario es totalmente anónimo: no releva más información que la que el usuario 
completó, excepto la fecha y hora a la que lo completó. 
 
El formulario que se diseña se usa exclusivamente para que la gente ​
los complete​
, y no se 
puede usar el mismo diseño para ​
visualizar​
 las respuestas.  Las respuestas se almacenan en la hoja de cálculo en una gran tabla, con una fila por respuesta, y una columna por cada 
pregunta del formulario, y ésa es la única manera de visualizarlas. 
 
Esto significa que si un formulario tiene 50 preguntas, la hoja de cálculo tendrá 50 columnas. 
 

Violación de las condiciones de servicio 
Hay ciertas prácticas que están consideradas peligrosas, y pueden hacer que Google te 
bloquee el formulario automáticamente.  No voy a entrar en detalles, pero por ejemplo nunca deberías solicitar una contraseña en un formulario.  No importa que tus intenciones sean 
buenas, hay mucha gente malintencionada que logra que los usuarios escriban su 
contraseña privada en los formularios, y luego acceden a sus cuentas personales. 
 
Evitá poner un casillero que diga ​
“contraseña”, “password”, “clave”, “pin”​
, etc. 

 Un algoritmo revisa los formularios buscando alarmas de violación de condiciones de 
servicio.  Cuando encuentra alguna, bloquea el formulario, que queda a la espera de una 
revisión por un empleado de Google.  Puede demorar unos días, el empleado te contactará 
te explicará el motivo del bloqueo, y los pasos para desbloquear. 
 
 

Qué no se puede hacer en un formulario ...