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EVENTOS
Carolina M. Arraya
“Un evento bien logrado, puede significar un
gran negocio, un día inolvidable o un momento que
posiblemente pase a la historia”1.

Los eventos son una de las herramientas más utilizadas por los departamentos de marketing,
comunicación y recursos humanos para llevar a cabo acciones de alto impacto sobre públicos
objetivos muy concretos. Prácticamente todas las empresas yasociaciones organizan algún evento
a lo largo del año (asistencia a la feria del sector, celebración de empresa, sesión de formación,
lanzamiento de producto, reunión de fin de año, etc.). En esas circunstancias el profesional
encargado de organizarlo se encuentra ante la compleja tarea de tener que conjugar originalidad en
la concepción del evento, rapidez y eficacia en la organización,metódica coordinación en la ejecución
del mismo y, para completar, un estricto control presupuestario.
Un evento es un momento de máxima exposición donde el ente organizador se presenta ante sus
públicos de manera directa. Allí todo será vivenciado y evaluado desde la propia experiencia, por lo
que es necesario planificar cada uno de los detalles y ser absolutamente rigurosos en ellos. Nada
debe quedarlibrado al azar porque esta actividad comunicacional tiene un mínimo margen de error y
una “distribución instantánea”, ya que todas las acciones se concentran en un solo momento y son
evaluadas por sus destinatarios inmediatamente. Lo que no se hizo hasta ese día, difícilmente pueda
ser resuelto a tiempo cuando los invitados ya estén allí.
Se dice que los acontecimientos de este tipo son un “momentode verdad” por excelencia, porque en
ellos el cliente/beneficiario se pone en contacto directo con el producto o servicio y con la
organización. Así, los eventos son la principal ocasión a través de la cual muchas organizaciones
propician que esta vivencia directa o de verdad se haga posible. Se sostiene también que el éxito de
un evento radica en la experiencia que vivan en él los invitados, porello es muy importante el
cuidado de los detalles y la innovación al momento de ponerse a trabajar en la una producción de un
acontecimiento de este tipo –no queremos ser uno más, queremos que nos recuerden y la diferencia
e innovación puede ayudar-.
Como criterios generales para su realización debemos comprender que en un evento, como en toda
producción comunicacional estratégica, se debe tenerperfectamente en claro el objetivo a alcanzar
y los públicos a los que va dirigido. A su vez, se debe mantener una identidad homogénea en cada
una de sus instancias: desde la invitación formal por carta a los asistentes especiales, hasta el
recibimiento del público cuando ingrese, pasando por todos y cada uno de los detalles existentes,
deben estar en absoluta armonía y trabajar sinérgicamentepara alcanzar la meta planteada.
Otro aspecto destacado de estas acciones comunicacionales es que generalmente son muy costosas
(esto también depende del tipo de acontecimiento que se organice) pero si resultan exitosas, generan
múltiples consecuencias positivas para el organizador. Por ello, cada vez son más las entidades que

1

Eliana Gherardi. Cómo hacer eventos exitosos. Intermedio Editores.

1apuestan a organizar acontecimientos relevantes para agasajar a sus clientes, presentar un producto,
aclarar o enfrentar una situación de crisis o despedir el año.

¿Un evento es un lenguaje o un soporte? Naturalmente la respuesta es que no. Un evento no es
ninguna de las dos cosas ¿Qué es entonces? Desde la perspectiva del Comunicador Organizacional
se puede entender que es básicamente unproducto de comunicación muy especial, que el
profesional de la disciplina debe contar entre sus opciones. Es un acontecimiento, una “puesta en
escena” que propicia la producción y distribución de diversas piezas comunicacionales: generalmente
hay muchísimas producciones gráficas, pero también audiovisuales, multimediales –sitios web o cdroom, spots sonoros, etc.
¿Puede un Comunicador Organizacional...