Trabajo de diagnostico

1) Diagnóstico

Esta es la primera etapa en el desarrollo de un sistema de información y su objetivo es identificar y ubicar, en su medio, el problema que da origen a este estudio.

■ Un buen diagnóstico permitirá construir sólidamente un sistema, sobre la base de dar solución a un problema real, sin el peligro de construir una aplicación para resolver un problema mal planteado o talvez…..¿inexistente?
■ El problema se entiende como el motivo que da origen al estudio de diagnóstico y podría corresponder, entre otras, a las siguientes causas:

Economizar recursos en procesos productivos o administrativos

Por ejemplo, en ciertas ocasiones podría resultar más económico comprar a un solo proveedor que mantener el departamento de adquisiciones.

Resolver cuellos debotella.

Por ejemplo: No existe infraestructura administrativa para controlar todas las cuentas corrientes.

Mejorar tiempos de respuestas.

Por ejemplo: en inventarios debe ser posible conocer el stock de un producto en menos de un minuto, para no perder las ventas

¿Cuál es el problema?

Con estas u otras palabras, esa pregunta es la que da comienzo al estudio de diagnóstico.• No obtengo los saldos de mercaderías oportunamente.
• Las tarjetas de control de stock no reflejan la realidad porque difieren del inventario físico.
• Existen problemas en la entrega debido a que se realizan ventas de productos sin stock.
• Como no dispongo de la información precisa de saldos, para los artículos más vendidos,mantengo un sobrestock, lo cual tiene altos costos.
• He notado mermas en las existencias pero es difícil verificar porque no tengo contra que cuadrar.

Las cartolas de inventarios están mal actualizadas.
Existen posibles mermas de mercadería.

Las preguntas que deberán ser formuladas a continuación son: ¿Cómo se producen tales problemas? y ¿Cuál es su naturaleza? Las respuestasserán las conclusiones del Diagnóstico.

Ubicación del problema

La ubicación es un concepto que significa situar el problema en su medio, es decir, conocer la empresa y determinar las relaciones área problema v/s otras áreas de la empresa.

Un primer acercamiento al problema es un breve estudio de la empresa, cuyos documentos de trabajo deberían tener el formato que se presenta a continuación,ejemplificado con un problema de inventarios:

Descripción de la empresa: Es una empresa comercializadora de artículos para el hogar que posee una bodega central y cinco locales de venta al público. Vende, preferentemente, a crédito.

Organigrama: Destacando áreas problema.

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Organigrama de empresa comercializadora de artículos para el hogar.

Obsérvese que Bodega dependedirectamente de la Gerencia General de la empresa, donde se realizan las compras. Del área de ventas dependen los locales, a los que bodega debe despachar mercaderías. De administración y finanzas depende el departamento de Contabilidad, desde donde solicitan realizar una cuadratura de los saldos físicos de inventarios contra los saldos contables.

Relaciones con otras áreas: Este análisis permite conocermás en detalle la interacción del área problema con otras áreas de la empresa, y, eventualmente, como entidades externas a la organización.

Ejemplo de relaciones de bodega con otras areas

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En la figura anterior se puede observar las siguientes interrelaciones:

• El proveedor entrega en Bodega la mercadería.
• Gerencia General solicita stock de mercaderías a Bodega paradecidir compras.
• Ventas solicita a Bodega mercadería para exhibición y despacho inmediato a clientes, en sus locales.
• El cliente recibe mercaderías desde bodega.

Recursos y requerimientos del Área problema:

Para entender mejor el área problema, deben definirse claramente cuáles son los recursos con que cuenta para dar respuesta a los requerimientos.

Descripción del problema...