Trabajos

Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas integran la gestión
documental de la Universidad Pública de Navarra. Sobre la clasificación
reposan lapráctica totalidad de técnicas, recursos e instrumentos archivísticos,
por ser el modo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y
series documentales,cualquiera que sea su soporte, ya desde el mismo instante
de su producción en las oficinas. La clasificación se lleva a cabo teniendo en cuenta la organización lógica de
lasfunciones universitarias y las actividades en que se concretan esas
funciones, recogidas como identificadores documentales unívocos –las
denominadas “categorías”, queincluyen el código y su denominación- en el
denominado “cuadro de clasificación”.
El Archivo General determina esas “categorías” tras un exhaustivo proceso
deanálisis, en el que se estudia con profundidad la estructura, la regulación
jurídica y normativa, y también la evolución orgánica y funcional de la
Universidad.
En lanormalización de los códigos y su denominación intervienen de manera
decisiva las oficinas, por cuanto es en ellas donde se detectan las necesidades
de creación,modificación, supresión o actualización de las categorías de
clasificación. De acuerdo con el Reglamento del Archivo General (art. 35) los documentos
se organizan desde losarchivos de gestión de acuerdo con un cuadro de
clasificación de aplicación general, de carácter funcional, que permite una
recuperación global de la información en toda laUniversidad, a lo largo de
todo el ciclo de vida de los documentos, esto es, mientras perdura el valor
administrativo y cuando finalmente adquiere valor histórico.