Trabajos

Introducción.

El Sistema de Control de Archivos (SICA) es una herramienta que ayuda de manera importante al cumplimiento en tiempo y forma de la normatividad vigente en materia de Organización y Conservación de Archivos de las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Federal.

1. Concepto.

Sistema Informático que facilita la clasificación, ubicación y control del flujodocumental y de los archivos del programa Oportunidades, en observancia con la legislación vigente en la materia.

Objetivos:

➢ Contar con un sistema de cómputo que facilite la clasificación de los documentos y expedientes conforme a los instrumentos de descripción archivística de Oportunidades.
➢ Homologar la captura y clasificación de la información contenida en el acervo documental.➢ Agilizar la localización física de documentos o expedientes y facilitar a la vez su control y manejo.
➢ Preparar la integración de los inventarios documentales.

Ventajas:

• Operar con un sistema de cómputo especializado en el control de archivos, que permita dedicar el tiempo preciso a esas tareas.
• Organizar y clasificar desde su génesis los expedientes que se generan enla institución.
• Mantener el orden de los documentos de forma homogénea en toda la estructura de la institución.
• Cumplir con la normatividad vigente.

Beneficios:

• Los datos son almacenados en Bases de Datos que pueden ser recuperados en distintos tipos de reportes y consultas.
• Emisión de los identificadores o etiquetas que deben ir en las portadas, costillas opestañas.
• Permite la emisión de inventarios documentales y cumplir con la normatividad vigente en cuestión de organización de archivos.
• Preparación y realización de los procesos de transferencia, los cuales estarán totalmente normados, y se realizaran de manera ágil y sencilla.

Funciones:

El SICA contiene las siguientes funciones:

• Alta de usuarios en catálogo
•Estructura de acceso jerarquizada
• Delimitación de áreas conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)
• Alta de registros en la base de datos
• Modificación de datos
• Eliminación de registros
• Emisión de etiquetas de identificación
• Reportes
• Modulo de mantenimiento
• Consultas
• Procedimiento de Baja Documental
• Creación delArchivo de Concentración.
• Baja documental.

2.- Operación

El diseño del SICA, permite una operación sencilla y de fácil aprendizaje.

Operaciones:

2.1 Asignación de Usuarios e ingreso al SICA.

• Cada vez que se crea un usuario debe estar asignado a una SECCION, por que únicamente captura y consulta expedientes de su SECCION.
• El administrador no debe crear mas usuariosadministradores en su SECCION y por lo tanto es único.
• El usuario administrador solo debe dar MANTENIMIENTO a los catálogos del Sistema y generar usuarios con perfile de baja documental.
• El administrador no debe tener el perfil da baja documental.
• El ingreso al SICA es mediante un usuario y contraseña que es proporcionada por el administrador de la aplicación.

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•En cualquier área donde se utilice el SICA, existe un usuario administrador del área, se encarga de crear o habilitar usuarios con privilegios de captura en las distintas secciones del área a la que pertenecen (Central se cuenta con un administrador por sección y en las Coordinaciones Estatales se cuenta para esta tarea con apoyo del personal del área de padrón ).

• Para crear usuarios sedeben asignar a una SECCION donde el usuario realizara la captura tendrá definidas las ubicaciones física del o los archivos donde se encuentren los expedientes.

El usuario administrador es el único que puede acceder al modulo de mantenimiento de la aplicación.

2.1.1 Creación de Sección.

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2.1.2 Creación de Ubicaciones

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2.1.3 Creación de Usuarios...