Tractament dels documents

EL TRACTAMENT DELS DOCUMENTS
La sistematització de les fases de la documentació ha permès que les actuacions tècniques es produeixin en el moment adequat i amb la seqüència adient. Així, s’ha avançat en la regulació de les transferències de documents de les oficines productores als arxius i en la formalització del registre d’entrades de documents, de manera que el control dels ingressosgaranteix l’arribada de fons complets i continus. Paral·lelament, el tractament documental s’estructura, en primer terme, en una correcta identificació del fons i dels seus documents, l’aplicació dels principis de la classificació i l’ordenació, la implementació d’un mètode de descripció que permeti un accés ràpid i eficient a la informació i, finalment, l’avaluació que determinarà la conservació oeliminació dels documents, segons els seus valors administratius, jurídics, fiscals, testimonials i informatius. Mitjançant l’arxivatge es garantirà una instal·lació adequada dels documents en els dipòsits en la perspectiva de la seva preservació i la recuperació per a la consulta.

Les fases de la documentació
L’actual dualitat dels arxius, com a elements administratius i elements científics, esfonamenta en la diversa utilitat dels documents al llarg del seu cicle de vida, concepte molt vinculat al que la teoria arxivística denomina les edats i els valors dels documents. Durant molt de temps, la tradició arxivística clàssica havia considerat que els documents passaven de l’edat administrativa (documentació conservada a les oficines) a l’edat històrica (documents que eren transferits alsarxius). Al llarg dels anys cinquanta i seixanta del segle XX es desenvolupa el concepte de prearxivatge, que deriva de la teoria de l’edat intermèdia dels arxius, entesa com una edat de transició entre la utilització administrativa corrent i l’edat d’utilització per a la recerca, de manera que esdevé un període de coexistència d’ambdues utilitats. És així com la realitzat pràctica ha de ferdesenvolupar la teoria de les fases o edats dels documents. 1) Fase activa. Fins a 5 anys. És la primera edat del document, que correspon al moment de la creació, la recepció i la utilització en el tràmit inicial que, s’allarga uns cinc anys. 2) Fase semiactiva. Fins a 25-30 anys. Es tracta de la segona edat, quan el document ja ha assolit l’objectiu que n’ha originat la creació durant la qual és objectenomés d’una consulta ocasional. 3) Fase inactiva. Orientativament a partir de 25-30 anys. Així s’anomena la tercera edat, que en consagra la davallada de la utilitat administrativa i jurídica, i la possibilitat d’una conservació permanent en un arxiu en cas que reuneixi un valor de testimoni informatiu evident En realitat, les denominacions d’arxiu de gestió, arxiu administratiu intermedi i arxiuhistòric no són res més que el reflex material d’aquestes fases i edats, i responen a les diferències de tractament i d’utilitat específica que caracteritzen els documents al llarg de tot el seu cicle de vida. Així, en la fase activa es duen a terme dos processos que incideixen plenament i de manera decisiva en la funció arxivística: en primer lloc, l’entrada de documents a les oficines deRegistre General, la qual cosa significa la formalització d’una primera instància de comunicació entre l’organització i els seus usuaris. En segon lloc, l‘inici d’un tràmit que s’acabarà materialitzant en forma d’expedient. Val a dir que la descripció d’un expedient esdevé una de les primeres i més decisives operacions arxivístiques, ja que haurà de garantir la identificació i la recuperació de lainformació continguda en l’esmentat expedient. Un cop assolit el tràmit administratiu i materialitzat l’assumpte que motivà l’inici de l’expedient, aquest roman a l’oficina productora un temps prudencial, usualment cinc anys, ja que és el termini en què pot ser utilitat de manera intensiva. Després d’aquests cinc anys, els documents són transferits als arxius centrals o intermedis per poder-hi accedir...