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TALLER Nº 3
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS


TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS











11 DE JULIO DE 2014

TALLER No. 3
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

I. Lea el Acuerdo 042 de 2002 y el Acuerdo 005 de 2013 y responda los siguientes interrogantes:

1. ¿Qué procedimientos se deben seguir cuando se solicita préstamo de documentos?
2. ¿Cuáles son loscriterios para organizar los archivos de gestión?
3. ¿Quién es el responsable de los archivos de gestión?
4. ¿A qué están obligadas las entidades del Estado?
5. ¿En qué niveles se puede realizar el proceso de ordenación documental?
6. ¿Cuáles documentos pueden consultarse en línea?
7. ¿En qué consiste el acceso y consulta y visualización de los fondos documentales?
8. ¿Cuáles son los instrumentos dedescripción archivística?
Solución
1. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se hayadelegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta y en el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registroen el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quién retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.

2. criterios para organizar los archivos de gestión:

a. La organización de los archivos degestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

b. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
c. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primerdocumento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

d. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

e. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permitasu ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja.

f. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias que haga el jefe delarchivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
g. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, númeroconsecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

3. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, puesto que, las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben según la Tabla de Retención Documental, velar por la conformación,...