Tutorial Básico de Access

Microsoft Access 2007



Pág. 1

Microsoft Access 2007

Pere Manel Verdugo Zamora

Introducción a Microsoft Access
¿Qué es Access?
Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows.
Es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas
de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datosestructurados, con el fin de
procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Por
ejemplo, si su empresa se dedica a la venta de artículos de alimentación, con Access usted
podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a
cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que
ustedorganice e incorpore toda la información a una base de datos Access, podrá operar
cómodamente para conocer en todo momento el estado de su negocio al instante y sin
errores.
Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener
exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o
una tabla con apartados e información agrupada oclasificada por distintos conceptos. Usted
sólo tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al
sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cada vez que un cliente paga una
cuenta pendiente. Y todo ello dentro del entorno gráfico de Microsoft Windows, que usted ya
conoce y con el que se encuentra familiarizado.

Pág. 2

Microsoft Access 2007Un conjunto de campos hacen un registro y un conjunto de registros hacen una Tabla.

Pág. 3

Microsoft Access 2007


Tipos de objetos

Una tabla es la unidad básica de almacenamiento de datos en
una base de datos relacional que contiene normalmente una
determinada categoría de cosas, como por ejemplo, empleados,
clientes, etc.
La utilidad de la Consulta radica en poderseleccionar todos los
registros de una base de datos que cumplan unas determinadas
condiciones por nosotros mismos.
Los Formularios son muy útiles a la hora de introducir o
mostrar los datos de un registro determinado de modo que la
información perteneciente a este registro se vea de forma clara
y sencilla.
Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los
datos relativos a un conjuntode registros.
Son objetos de Microsoft Access que le permitirán publicar sus
datos de tablas o consultas como páginas Web, para que una
vez situadas en un servidor de acceso a Internet, puedan ser
consultadas.
Son objetos de Microsoft Access construidos a partir de
instrucciones simples. Con las macros se podrán ejecutar una
serie de operaciones habituales pulsando una simple tecla. Estole permitirá ahorrar tiempo en la ejecución de operaciones
repetitivas. Por ejemplo, una macro que abra la base de datos
Empresa, abre el informe de los clientes que no hayan
realizado un pedido en el último mes y realice un mailing a
dichos clientes ofertando nuevos productos.
Los módulos son parte de un programa realizado en lenguaje
Visual Basic. Es una función compleja que requiereamplios
conocimientos de programación pero que permite personalizar
la base de datos y realizar operaciones avanzadas.

Pág. 4

Microsoft Access 2007



Tipos de campos en una tabla
Texto:

Puede contener hasta 255 caracteres, aunque el tamaño
predeterminado es de 50, pero se puede modificar en él
cuadro tamaño del campo.

Memo:

Almacena grandes cantidades de texto, hasta 64.000caracteres. Se suele utilizar para descripciones,
evaluaciones, datos medios, historiales, etc.

Numérico:

Almacena datos numéricos distintos a moneda. Las
fracciones admiten decimales y se insertan valores
negativos con signo menos entre paréntesis. Para
números con los que ni se realicen cálculos, como
teléfono o códigos postales, conviene emplear el tipo
texto.

Fecha/Hora:

La...