unesco

GESTIÓN DOCUMENTAL

TEMA:
MANUAL De GESTION DOCUMENTAL


PRESENTADO POR:
HEINER RIVERA
CALOS BRIEVA
DIOMEDES PIÑA
EDUARDO RODRÍGUEZ
CAROL VISBAL PIMIENTA


CONTADORA:
KEYLA ARANGO


INSTITUCIÓN EDUCATIVA “JUANA ARIAS DE BENAVIDES”


10 – 01
PLATO, MAGDALENA
MAYO 28 DE 2013




MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ÍNDICE DE MATERIAS
Introducción………………. 5
A. NORMAS GENERALES
I. Estrategias y reglas
1. Responsabilidades ………………. 11
2. Protocolo de ingreso y salida de personal ………………. 12
3. Acceso a los documentos………………. 13
4. Tablas de conservación ………………. 14
II. Documentos en papel
1. Reglas generales ………………. 19
2. Transferencia de documentos inactivos al archivo………………. 20
3. Transferencia al archivo: el formulario 901 ………………. 21
4. Consulta y recuperación de la información: la base de datos RECMAN………………. 22
III. Correo electrónico
1. Reglas generales ………………. 27
2. Archivo y recuperación de e-mails: RISS………………. 28
IV. Documentos electrónicos
1. Reglas generales ………………. 33
2. Archivo y recuperación de la información: RISS ………………. 34
3. Reglas de denominación de los documentos electrónicos ………………. 38
5. Directivas para el archivo de los sitiosweb ………………. 37
4. Reglas de denominación de las carpetas electrónicas ...…………….39

B. REGLAS PARA LAS OFICINAS FUERA DE LA SEDE
I. Documentos en papel
1. Reglas generales ………………. 45
2. Condiciones de los depósitos de archivo………………. 46
3. Transferencia al archivo: el formulario 901 fuera de la sede ………………. 47
II. Documentos electrónicos
1. Conservación de e-mails ………………. 51
2. Conservación de los documentos electrónicos ………………. 52
III. Registro del correo1. Directivas ………………. 55
2. Tabla de registro del correo ………………. 56
Índices ………………. 57




INTRODUCCIÓN
Este manual proporciona normas,procedimientos y directivas de gestión documental para
todo el personal del Secretariado de la UNESCO, tanto en la Sede como fuera de ella, en
los institutos y en los centros.
En 2004, la UNESCO lanzó un programa transorganizacional en gestión documental
(records management) con el fin de garantizar la responsabilidad y la transparencia en
todos los niveles del Secretariado. Este objetivo seconsiguió gracias a la aplicación de
normas, reglas y prácticas relacionadas con la creación, la organización y la gestión de
documentos así como su transferencia al archivo para su conservación permanente y su
utilización por la Organización.
El objetivo de la gestión documental es tratar el conjunto de documentos en papel,
electrónicos y audiovisuales creados por la UNESCO en la...