Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2 Actividad: Documentación de procesos

Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2
Actividad: Documentación de procesos
Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo.
Nombre del grupo: Universidad de Cartagena
Integrantes del grupo:

1. Rodolfo Romero Tapias
2. Derly Barragan Caicedo
3. Olga Lucia Becerra Barrera
4. Efrain Galeano Florez
5. Rafael Perez Romero
Líderdel grupo: Rodolfo Romero Tapias

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista dechequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos:
1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesosinstitucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.






2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de losrequisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

Macroproceso Misional. Este macroproceso enmarca los procesos misionales o razón de ser de la Universidad, define la cadena de valor a través de los procesos Docencia, Investigación y Extensión.


Se tomara el proceso de Docencia:








B. Realicen los manuales,procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua.

OBJETIVO

Establecer los parámetros a seguir para la elaboración, modificación, revisión, aprobación, anulación, distribución, manejo y control de los documentos del Sistema de Gestiónde Calidad de la Universidad de Cartagena.

ALCANCE

El alcance de este procedimiento se aplica en todos los procesos y actividades de la Universidad de Cartagena, a todos los documentos internos y externos que se encuentran en el Listado de Documentos Internos (FO-GQ-001) y Normograma y otros Documentos Externos (DO-GQ-002) del Sistema de Gestión de Calidad y todo el personal que maneje estosdocumentos.

RESPONSABLE

El Jefe de la División de Calidad y Mejoramiento Institucional, y todos los colaboradores de la organizacion son los responsables de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal.

DEFINICIONES

Copia Controlada. Copia del documento del Sistema de Gestión de la Calidad que es distribuida a un área u organización en particular y se tieneel compromiso de mantenerla actualizada.

Copia no Controlada. Copia de un documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.

Documento. Información (datos que poseen significado) y su medio soporte el cual puede ser papel, disco magnético u óptico, fotografía, videos y una combinación de estos.

Documento Controlado. Documentos que describen losmétodos y prácticas operativas de la entidad, estos deben mantenerse actualizados y disponibles para que sean verdaderas herramientas de gestión.

Documento no controlado. Es aquel que no necesita un control estricto de las versiones y copias que se emiten, pero que deben identificarse.

Documentos Externos. Información de apoyo a la gestión de cada una de las áreas relacionadas con el servicio que...