valoracion documental

VALORACIÓN DOCUMENTAL Antecedentes
Depuración documental
Al hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al término depuración y a la
práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al aplicarla como una medida urgente
para resolver el problema de la acumulación de documentos, originada por la explosión
documental que caracteriza los inicios del siglo XX a partir delsurgimiento de la llamada
"sociedad de la información".
Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ciclo vital de los
documentos que merecía especial atención "porque definía el destino de los documentos
al término de la utilidad administrativa". José Antonio Ramírez Deleón en su artículo "La
depuración dentro de la administración documental" señala "...esta faseconsiste por un
lado en seleccionar testimonios documentales que después de su utilidad administrativa
reúnan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del otro, en
eliminar o destruir información asentada en documentos producidos y administrados por
los organismos gubernamentales que no posean aquél carácter. La depuración consiste a
la vez en seleccionar y destruirdeterminada documentación".
Para responder a la anarquía que privaba tanto en la producción como en la circulación
de documentos había que establecer para efectos de una selección adecuada, un sistema
planificado que permitiera ordenar la información documental, de acuerdo, en primer
término, a su carácter como factor administrativo y, posteriormente de conformidad con la
cobertura informativa.Esto significaba establecer un sistema integrado de administración
de documentos con base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de
conjunto respecto a la realidad que les dio origen.
Sólo en esta perspectiva planificadora podría obtenerse información coherente tanto para
el uso inmediato de carácter administrativo como para su uso histórico.
Al hablar de que la depuración deberíaconstituirse como un proceso permanente de
valoración, José Antonio Ramírez en realidad estaba definiendo cuál sería el núcleo duro
del trabajo archivístico: la valoración. Vista desde esta perspectiva, la depuración queda
reducida al proceso de selección final de los documentos que serán conservados de
manera permanente de aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.
Lasituación expuesta por Ramírez Deleón ha cambiado radicalmente. La evolución que
ha tenido la archivística en estos últimos veinte años, nos plantea, bajo la nueva
concepción de la administración de archivos, la visión de conjunto del ciclo vital de la
documentación y de las fases y procesos técnicos involucrados en él, pues el esfuerzo
por racionalizar la creación, el flujo y el mantenimiento, laconservación y el uso de la
documentación, así como la selección y la transmisión de archivos, no busca tener
papeles ordenados porque sí, sino, tener acceso completo y confiable a la información
orgánica y organizada.
Con la aparición del concepto global del ciclo vital de los documentos cambió la
perspectiva de la administración de documentos al contemplarlo como parte de un
proceso desde elcual es posible la planeación, selección, y eliminación desde el
momento mismo de su creación.

Valoración documental
Muchos son los autores que se han ocupado de definir el concepto de valoración
documental, sin embargo, en manuales tales como Archivística General: teoría y práctica
de Antonia Heredia, Introducción a la Archivística de Pedro López y Olga Gallego,
Archivística y Archivos deManuel Romero Tallafigo, Archivística: principios y problemas
de Elio Lodolini, y Manual de Archivística de Cruz Mundet al referirse al tema hablan
indistintamente de valoración, selección, expurgo y evaluación, sin hacer un
cuestionamiento teórico acerca de este fundamento de la archivística, reduciéndolo en
muchos casos a una fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar...