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Temas contables y empresariales

El control interno
operativo del área
de compras
José Antonio Hernández-Mora y
Joaquín Hernández Fernández
Universidad de Murcia

FICHA RESUMEN
Autor:
José Antonio Hernández-Mora y
Joaquín Hernández Fernández
Título:
El control interno operativo del área de
compras
Fuente:
Partida Doble, núm.164, páginas 42 a 56
marzo 2005
Localización: PD 05.03.04
Resumen:
El artículo comprende una guía, a la vez que
comentarios críticos respecto del control interno
preciso en el área de compras, incluyendo las
acciones preliminares, tales como la
cuantificación de las necesidades de
aprovisionamiento y la selección de proveedores
o la contratación con los mismos en caso de
suministros amedio y largo plazo, así como la
operativa del mismo: recepciones, devoluciones,
análisis y revisión de facturas, etc. Se fija una
especial atención a los controles estrictamente
contables.
Descriptores ICALI:
Control interno. Compras

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El área de compras es un área muy sensible a los problemas de control
interno, tanto por el importe comprometido en la misma como por lasdificultades propias de la gestión. El trabajo incluye una guía práctica para
asegurar su eficacia
1. LOS PROBLEMAS DEL APROVISIONAMIENTO

L

a gestión del aprovisionamiento
de mercancías ocupa un lugar
preponderante entre las funciones
operativas de la empresa al ocuparse de la adquisición de los bienes necesarios para el desarrollo de la
actividad empresarial.
Esta función, que compete alDepartamento de Compras, tiene la misión de
ocuparse de tareas como la adquisición
de mercancías en las cantidades adecuadas para mantener el ritmo continuo
del proceso productivo y satisfacer la
demanda de los clientes, el ejercicio de
una gestión eficiente en la relación con
los proveedores o la búsqueda de fuentes alternativas de aprovisionamiento
(Guías de Gestión de la pequeña empresa,1995: 53-60; Perrotin y Heusschen, 1997: 13 y 27; Syaf y Martínez

Moya, 1999: 11-14; Castro y otros,
1999: 49).
Junto con las funciones anteriores,
también debe dedicarse una notable
atención al proceso operativo de las
transacciones de compras, con el propósito de que se adecúen a la organización interna dispuesta por la Dirección,
como garantía de la eficiencia operativa
y delcumplimiento de las directrices
empresariales. Estos objetivos manifiestan la necesidad de implementar un
sistema de control interno para el área
de compras que permita sentar las bases para estructurar la gestión de las
compras en relación con los aspectos
siguientes:
•

La gestión de proveedores y las
cuentas a pagar, en el sentido de
efectuar una selección de proveedores competitivos y protegerla función financiera, con acciones tenNº 164 • Marzo de 2005

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dentes a la búsqueda del equilibrio
entre las cuentas a pagar y la gestión del disponible.
•

•

Establecer un proceso operativo
acorde con la estructura departamental que identifique las actividades y tareas, los centros de control
y los documentos soportes de lascompras, incidiendo en las fases de
autorización y ejecución que caracterizan el control interno operativo.
Suministrar información contable fiable y relevante para el ejercicio del
presupuesto, para la formulación de
la contabilidad analítica y para la toma de decisiones a través del análisis del capital circulante y la rotación
de existencias, donde el volumen de
compras y el saldo deproveedores
constituyen variables básicas.

•

Favorecer el conocimiento, formación y adaptabilidad del personal a la
implantación de sistemas integrados
de gestión informática, tipo ERP (1)
(Martínez López y otros, 2001: 5261; Sevillano, 2001; 17-22).

•

Favorecer, asimismo, la supervisión
de los administradores y directivos,
y facilitar el ejercicio de la auditoría
de cuentas, lo que...