Varios

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

P áginas:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

1 de 8
Fecha:
30/10/02

P rocedimiento:

“ CUENTAS POR PAGAR”.

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer

los

lineamientos

metodológicos

para

la

Recepción

de

los

Documentos necesarios parala generación de un pago a terceros o
transferencia a las distintas Unidades de la institución, con la finalidad de
establecer claramente el control y manejo de dichos documentos por la
Sección de Cuentas por Pagar. Además muestra
le permitirán

a la Sección de Cuentas por Pagar cumplir con

responsable de controlar los pasivos de la Universidad.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

-Departamento de Tesorería.
§

las normas necesarias que

Sección de Cuentas por Pagar.

DOCUMENTOS UTILIZADOS
− Relación de Pagos.

su función de

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30/10/02

P rocedimiento:

“ CUENTAS PORPAGAR”.

NORMAS
1. La Sección de Cuentas por Pagar será responsable de controlar el proceso de
los pasivos de la Universidad Simón Bolívar generados por las distintas
Unidades Ejecutoras.
2. Es responsabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar
Dirección de Finanzas la situación de las deudas

informar

a la

adquiridas por la

Universidad.
3. La Sección de Cuentas por Pagar nopodrá solicitar la Emisión de Cheques o
Notas de Débito, sin la Orden de Pago original con los documentos
obligatorios anexos.

4. El Administrador de Cuentas por Pagar, realizará las gestiones de pago con el
Departamento de Tesorería

de acuerdo al Plan Financiero establecido por la

Dirección de Finanzas.
5. El Administrador de Cuentas por Pagar

realizará reposiciones de Fondos a

lasUnidades de acuerdo al Plan Financiero establecido.
6. En caso de adelanto de pago, el Administrador de Cuentas por Pagar deberá
mantener el documento original que lo originó, en espera de la Certificación
del Servicio, Informe de Recepción o del Finiquito de la Obra, según sea el
caso.

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“ CUENTAS POR PAGAR”.

7. De acuerdo a la norma anterior, el Administrador de Cuentas por Pagar
deberá controlar el envío y recepción del Finiquito de la Obra, Certificación del
Servicio o Informe de Recepción, de parte de las Unidades a la Sección de
Cuentas porPagar.
8. El Administrador de Cuentas por Pagar informará a los beneficiarios de los
pagos, basado en los reportes de pagos correspondientes suministrados por
el Departamento de Tesorería, de la siguiente manera:
a. Prestaciones Sociales, enviará al Departamento de Nómina el listado de
beneficiarios, indicando el número de cheque, nombre del beneficiario y
monto. A los Gremios, informará através de listado, correo electrónico o
página web indicando número de cheque y nombre del beneficiario.
b. Proveedores de Bienes y Servicios, informarán a las respectivas
Unidades

Ejecutoras para que sean éstas las que contacten a los

mismos.
c. Aportes y Retenciones a Organismos, informarán a través de oficio y
por medio de correo electrónico a los organismos internos.
d. Aportes yRetenciones Externos, informarán a la Unidad Responsable
para que retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo
correspondiente.

9. El Administrador de Cuentas por Pagar aplicará mensualmente un inventario
físico de las facturas adeudadas y realizará conciliación con el Libro Auxiliar.
Además, enviará a las Unidades los Estados de Cuenta de sus proveedores
para su validación y...