Varios

LEIDY LORENA SERRANO AGUIRRE
16 DE SEPTIEMBRE DE 2012

Los archivos y la importancia de su organización

Analiza las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la entidaddonde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

Envía un informe a tu facilitador (por el espacio destinado para tal fin)Ítem | Datos |
Entidad | COMFENALCO TOLIMA |
Tipo de empresa | De servicios sociales |
Fecha de fundación | 1958 |

Fondo documental: COMFENALCO DEL TOLIMA
La organización de losdocumentos en las oficinas es crucial para la organización del archivo y determina las posibilidades de recuperación de éstos en todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
• Los documentos sueltosNO forman archivo, por lo que será necesario agruparlos de acuerdo con unos criterios preestablecidos y procedimientos archivísticos.
• Estos criterios de agrupación y organización han de sercomunes y conocidos por todo el personal de la Unidad y coherentes con el resto de la organización.
• COMFENALCO cuenta con una oficina de administración de documentos desde donde se coordina lacorrespondencia y el manejo de los archivos central e histórico.

AGRUPACIONES: Se organizaron teniendo en cuenta las diferentes dependencias de la Caja, y de acuerdo a la estructura orgánica, Ejemplo:Dirección administrativa, Revisoría fiscal, las Divisiones y las dependencias de cada División
A su vez, cada dependencia tiene unas series documentales y las carpetas se diferencian por los colores delos autoadhesivos de afuera de cada carpeta.

Cada dependencia tiene las series documentales fundamentadas de acuerdo a sus funciones:

Ejemplo:

Sección: División Financiera | Seriesdocumentales |
Subsección: Subsidio Familiar | ActasAportesCobro de aportesComunicaciones internasDesafiliacionesEntidades particularesEntidades públicasP.Q.R.S. (Peticiones, quejas, reclamos y...