Viajes

NORMAS PARA LA GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE DEL PERSONAL Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN
(Aprobadas por la Junta de Gobierno en la sesión celebrada el 23 de marzo de 2009)

1. NORMAS PARA LA GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VIAJES El tratamiento fiscal y contable de las dietas y gastos de viajes se encuentra regulado en la normativa vigente al afecto. Conforme a ello el procedimiento para larealización de viajes por parte del personal de la Universidad se sujetará a lo siguiente: - La solicitud y posterior cobro de las cantidades que, por causa de viaje en comisión de servicio, correspondan a los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención, exige la previa autorización o mandato por la autoridad académica o administrativa correspondiente. Las autoridades responsables son:Rector y Vicerrectores con carácter general; Secretario General, Decanos de Facultad, Directores de Escuelas Técnicas y Universitarias, Directores de Instituto con carácter específico respecto al personal dependiente de sus Centros. Los Directores de Servicio, Oficial Mayor y Gerente, si lo hubiere, lo son respecto al personal no docente. - Todos los trámites necesarios para viajes e inscripciones(reservas o pagos de medios de transporte, hotel, depósitos...) se deben realizar a través de la Unidad de Viajes, acompañando en caso de asistencia a cursos, congresos o seminarios un programa, folleto o información suficiente del mismo en el que consten las fechas, condiciones y actividades comprendidas. Excepcionalmente, y con la autorización correspondiente, los Centros podrán actuar comoentidades autónomas, gestionando por tanto la tramitación del viaje y la liquidación posterior del mismo, las personas que el centro haya asignado. - La presentación a trámite de la solicitud de billetes para desplazamientos por medios públicos, alojamiento y gastos de manutención así como otros gastos previsibles, se realizarán cumplimentando el documento “Presupuesto-Liquidación Viajes”, que es únicopara toda la Universidad. En él es imprescindible cumplimentar todos los apartados (ver instrucciones al dorso del Documento). La Unidad de Viajes gestionará los billetes del medio de transporte para el desplazamiento así como el alojamiento previsto o posible al mejor precio. Estas gestiones se solicitarán al menos con diez días de antelación a la fecha del viaje. Cuando se trate de la asistencia acursos, congresos o seminarios deberá realizarse con la anticipación necesaria para tener en cuenta los plazos que fijan los organizadores de dichos eventos para el pago del alojamiento y de las inscripciones correspondientes. Si los interesados lo estiman oportuno, podrán ser ellos mismos quienes gestionen su viaje siempre y cuando el coste del mismo sea menor al presupuesto ofertado desde laUnidad de Viajes, y que el interesado presente facturas de los gastos a nombre de la Universidad, con su dirección y NIF R-2800395-B, que en los países comunitarios es VAT nº ESR-2800395B. En este caso deberá solicitar a la Unidad de Viajes el seguro que cubra de forma adecuada dicho desplazamiento. En caso de que no se presente la factura con las condiciones señaladas anteriormente, la Universidadno se hará cargo del gasto. - Para los gastos de transporte en medio público, peajes, aparcamiento, alojamiento, teléfono, internet, lavandería e inscripciones en congresos, seminarios, conferencias, jornadas, … se requerirá justificación documental mediante ticket o factura original. No se abonará ningún gasto que no esté respaldado por el correspondiente justificante. Y ello porque la normativafiscal es muy estricta en este apartado. Asimismo, dichas facturas no deberán incluir gastos particulares que no puedan ser asumidos por la Universidad.

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No se admitirán justificantes con tachaduras, retocados, o no emitidos en los modelos oficiales. En caso de que el viaje se realice acompañado de un particular no comisionado por la Universidad, se deberán...