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Política de Caja Chica

El presente documento establece la Política de caja chica para la Compañía a fin de llevar un buen manejo y control de los gastos de caja chica, y definir un mecanismo que clarifique, las reposiciones y la comprobación de gastos de caja chica, que sea claro, eficaz y garantice el buen uso de los recursos asignados.
1.- Asignación yautorización
Los montos asignados para la apertura de caja chica deberán ser autorizados solamente por el Director General.
En cada una de las sucursales el Gerente de dicha sucursal deberá designar a una persona encargada de la administración de los recursos asignados al fondo de caja chica. Para la Asignación de la caja chica se elaborara un oficio donde haga constar la persona responsable y encargadadel manejo, custodia y resguardo del efectivo, el cual deberá ser firmado por la persona quien recibe la caja, el gerente de la sucursal y el personal de tesorería que realizo el deposito del efectivo.
Para el establecimiento de la caja chica así como el cierre definitivo se debe llenar el siguiente formato, ver formato de Entrega-Recepción de caja chica en anexo:



Cualquier modificaciónal monto original asignado deberá ser autorizada por el Director General.
2.-Formato de reporte, Recepción y Reembolsos de Cajas Chicas
Formato de reporte
Las sucursales deberán cumplir con los requisitos establecidos para el reporte de la utilización de fondos de caja chica, acompañado de los comprobantes correspondientes. El reporte que debe utilizarse será el que se anexa a acontinuacion:Las sucursales que utilicen el sistema de Caja chica en línea, deberán enviar el reporte impreso desde el sistema de los gastos a ser reembolsados firmado por el gerente, anexando también los comprobantes correspondientes.
Recepción
Los reembolsos de cajas chicas se enviaran desde las sucursales los días viernes de cada semana para que a su vez lleguen con oportunidad al departamentode contabilidad los días lunes o mas tardar los días martes, el pago de estas será los días viernes posterior a los días de recepción.
3.- Autorización de utilización de los recursos de Caja chica
Todas las disposiciones de efectivo de la caja chica deberán de ser autorizadas por el gerente de la sucursal o el encargado del proyecto sin excepción alguna a través del reporte de reposición de cajachica.
4.- Montos y gastos que deberán ser cubiertos por Caja chica
Todos los Gastos Deberán de Especificar en el llenado de la carátula que Persona realizo el gasto/costo y su respectivo departamento, si la erogación es un costo deberá de mencionar a que orden de trabajo se le cargara. La separación y especificación de los gastos y costos es de vital importancia para su registro correcto yvaloración de los resultados.
Todos los gastos realizados menores a $500.00 pesos deberán realizarse a través de caja chica.
5. Gastos / Disposiciones de caja chica autorizados
Los gastos y disposiciones de efectivo que podrán realizarse a través de caja chica son los siguientes:
Combustibles.-Los gastos por combustibles solo deberán de ser para efectos de paquetería de refacciones y labores deventa y servicio locales. El monto autorizado es de $1,000.00 pesos por reembolso. El comprobante de gasolina deberá venir acompañado de una relación de la fecha de suministro de gasolina, vehiculo, persona a cargo, orden de trabajo (si aplica) y departamento al que deberá ser asignado el gasto/costo.

Papelería.-Para este concepto se autoriza un gasto de hasta $500.00 pesos. Todos losmontos superiores a esta cantidad por este concepto deberán ser pagados a través de un cheque solicitado a Matiz.

Repuestos de Oficina.- Se Autorizan Gastos por $300.00 pesos.

Herramientas y Repuestos.- En este concepto entra la compra de herramientas menores para el desarrollo de las labores en el área de servicio (taller) y el monto autorizado será de hasta $500.00 pesos. Para la compra de...