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GUIA PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS.

Se dice que estamos en el siglo de la información y del conocimiento y que, tanto en las empresas como en las instituciones del estado y municipio, las tecnologías de la Información y de las Telecomunicaciones deben ocupar un lugar destacado con el fin de brindar servicios eficientes y eficaces. ¿Y dónde se encuentra la información en las instituciones? Puesbien, la información está en los documentos que producimos o recibimos todos los días en el ejercicio de nuestras funciones. Los documentos nos permiten, entre otras cosas, lo siguiente:
* Conducir los asuntos de una manera ordenada, eficaz y responsable.
* Dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad.
* Mejorar los resultados de las actividades que serealizan en la entidad.
* Suministrar pruebas en caso de litigio.
* Proteger los intereses y derechos de los colaboradores y de los usuarios.
* Proporcionar evidencia de las actividades que se realizan.
Por otra parte, los directivos de las instituciones públicas dicen estar de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información pero enmuchos casos no saben cómo abordar los problemas de la información que se dan con soluciones prácticas. En una gran mayoría de casos, se quiere solucionar los problemas de información desde una perspectiva informática, esto debido a la publicidad que constantemente nos bombardea con frases como las siguientes: "cualquier día de estos su empresa podría hundirse en un mar de papeles", "alivie losrequerimientos de bodega, digitalice sus documentos", "prohibido el papel", etc. Sin embargo la experiencia ha probado que confundir la herramienta con la solución del problema puede generar frustraciones como hacer grandes inversiones económicas con resultados poco efectivos, hundirnos en un mar de registros, cambiar bodegas reales por bodegas virtuales, etc. Como dice un proverbio "Todos sabemos quecomprarnos el mejor martillo del mundo no equivale a poder clavar doscientos clavos en una hora y todos derechos..." Para conseguir una buena gestión de la información, ya sea manual o informatizada, se debe contar primero con una buena gestión documental. La gestión documental persigue que el trabajo con los documentos sea más fácil, de manera que una persona sabe qué documentos guardar, cuándo,cómo, y dónde, con el fin de localizarlos cuando los necesita. Concretamente una buena gestión documental permita:

Esta preparación incluye los pasos siguientes:
- Retirar y eliminar los duplicados así como documentos rutinarios y formularios no útiles. Esto se debe hacer de acuerdo con las leyes de Plazos de Conservación Documental o de algún informe de valoración parcial. Se debe tener presenteque ningún documento producido o recibido por una entidad pública, se puede eliminar sin el aval del algún Comité Municipal de Selección respectivo o sin la aprobación de la Contraloría del Municipio o Bien La dirección de transparencia. En el caso del algún expediente en especifico.
* Separar cada página, distinguiendo cada documento en relación con el precedente y el siguiente, es decir,que debe tener una continuidad cronológica entre un documento y otro.
* Foliar los documentos de un mismo expediente.
* Llevar un control estricto de los documentos que se van digitalizando.
* Guardar los originales, cuando se van a conservar permanentemente, en cajas adecuadas para su conservación.
1.2 La descripción y los medios para recuperar los documentos Antes de proceder a ladigitalización, los documentos se deben inventariar ya sea utilizando formularios manuales o informatizados. Los inventarios deben contener los siguientes datos:
* Unidad administrativa que produjo el documento.
* Número de expediente o de cédula, en caso de que existan dos números, se deben incluir los dos
* Vigencia administrativa y legal
* Cualquier otro dato que se...