ética y cultura

Capítulo III
PRESENTACIÓN FORMAL DE DOCUMENTOS

Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal manera que su aspecto exterior estimule positivamente para su lectura.
Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de presentación. En ellos se refleja nuestro nivel cultural, nuestra preparación, nuestro cuidado y nuestra identificación con la entidad donde trabajamos.La presentación formal de un documento compromete la consecución de sus objetivos. Es fácil suponer que se encuentre mal distribuido en el papel, escrito de extremo a extremo, sin márgenes, o sea, mal presentado, condicionará anímicamente al destinatario, quien lo leerá tal vez “por compromiso”.
Por esta razón, cada vez que se nos ofrezca la oportunidad de redactar un documento debemos hacerlocon muchísimo cuidado, sin menos precisar su debida configuración visual, con el fin de crear en el lector esa imagen armoniosa y estética que proyecta un documento bien presentado.
El destinatario resulta doblemente impresionado cuando recibe un documento bien redactado y bien presentado.
Una adecuada presentación formal de un documento se logra observando los siguientes tópicos:

1. MÁRGENESLos márgenes son los espacios en blanco que se dejan alrededor de los escritos.
Las dimensiones de los márgenes se establecen teniendo en cuenta el tamaño de los papeles en los cuales se redactan los documentos y los efectos estéticos que se desean lograr.
Los papeles que más se utilizan para la elaboración de documentos administrativos son de dos tamaños: el A4 y el A5.
1.1. MÁRGENES DELPAPEL A4
El papel A4 recibe la denominación de “papel oficial” y mide 29.7 cm. de largo por 21 cm de ancho. Es el papel que ha reemplazado a los tradicionalmente conocidos como “papel oficio” y “papel carta”, los que aún se usan pero cada vez menos.
El papel A4 sirve para la elaboración de todo tipo de documentos, a excepción de los memorandos, citaciones individuales y otras comunicaciones decorta extensión que se redactan en papel A5.
Los márgenes del papel A4 deben ajustarse a las siguientes dimensiones: el margen superior, a 12 espacios verticales o a 5 cm; el izquierdo, a 20 espacios horizontales o a 4.5 cm; el derecho, a 12 espacios horizontales o a 2.5 cm; y el inferior, a 7 espacios verticales o a 3 cm.



MÁRGENES DEL PAPEL A4
Superior: 12 esp. Vert. ó 5 cm.Inferior: 7 esp. Vert. ó 3 cm.














1.2. MÁRGENES DEL PAPEL A-5
El pale A5 es la mitad del papel A4. Mide 21 cm. de largo por 14.8 cm. de ancho. Se usa para la redacción de documentos breves.
Los márgenes del papel A5 tienen las siguientes dimensiones: el margen superior: 7 espacios verticales o 3 cm; el izquierdo: 12 espacios horizontales o 3 cm; el derecho: 8espacios horizontales o 2 cm.; y el inferior: 5 espacios verticales o 2 cm.


MÁRGENES DEL PAPEL A5
Superior: 7 esp. Vert. O 3 cm.





Inferior: 5 esp. Vert. O 2 cm

OBSERVACIONES:
a) El margen superior del papel A4 se reduce a 9 espacios verticales o a 4 cm. si dicho papel ha de servir para redactar o imprimir la segunda página y los siguientes documentos extensos.
b) Las dimensiones delos márgenes que acabamos de dar, tanto para el papel A4 como para el A5, no deben tomarse como rígidas e invariables, sino como simples pautas o guías.
Si el redactor considera que estas dimensiones no son las más adecuadas, podrá tomar otras, pero teniendo en cuenta la cantidad de texto por redactar, la debida presentación global del documento.
Al adoptar nuevas dimensiones, el redactor deberátratar de establecer una aproximada igualdad entre los márgenes superior e izquierdo, por un lado; y entre los márgenes derecho e inferior, por el otro, sin perder de vista que los dos primeros deben tener mayor dimensión que los dos restantes.

2. ESPACIOS:
Las partes de un documento deben distribuirse en el papel con estética, armónicamente espaciadas, de manera que la visión de todo...