Automatización

Sistemas de automatización de oficinas
Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsasexpectativas en el lugar de trabajo.
Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía yactitud administrativa, industria a la que pertenece el negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática y personal.
Como se puede observar, la automatización de oficinas es un concepto amplio y multifacético que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administración y el de la tecnología de información, los cuales son parte significativa para el éxito de la implantación deeste concepto.
Elementos necesarios para lograr la automatización exitosa de oficinas.
Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores ha evolucionado con el tiempo: de una versión típica que permite funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso,hacen posible insertar columnas y gráficas.
Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se convierte en una gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a laempresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicarotros ordenadores. Por ejemplo: _Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro. _
Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: _GPSS, NCSS, QSB y Siam _System.
Paquetesintegrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son:
Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el texto.
Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.
Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más eficientes ycompletos.
Paquetes de gráficas: Paquetes que ayudan a proporcionar mayor impacto visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire_, Harvard Graphics y Key Chart_.
Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: _WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite. _...