Como Organizar Un Evento

Como Organizar un evento
Capitulo 1

La planificación de eventos es una herramienta muy poderosa en el área de las Relaciones Publicas, ya que llevar acabo un evento nos ayuda netamente a comunicar algo. Un evento como lo denomina Graciela Molina en el capitulo 1 “ Es un encuentro planificado y organizado con anticipación, que persigue la satisfacción del objetivo que ha convocado a losparticipantes” el organizar un evento conlleva muchos pasos importantes, y siempre se debe tomar en cuenta; el objetivo, los responsables, el target, el contexto en el que se lo va a hacer, los recursos necesarios y las pautas. Dejándonos guiar por lo mencionado anteriormente, podremos llevar acabo cualquier tipo de evento sin ninguna complicación.

El primer paso para organizar un eventoes el de escoger el tipo de evento que se quiere hacer. Los eventos se pueden dividir en dos ramas, los eventos particulares; que son en los cuales las personas comunes disfrutan de éste. También están los eventos institucionales, que como su nombre lo indica son aquellos en los cuales participan las empresas, instituciones, entidades públicas, etc. A su vez se pude encontrar un sin fin deeventos gastronómicos donde lo principal es crear un evento conjunto con comida deliciosa. Existen ejemplos gastronómicos como; los almuerzos, apres dinner, Brunch, coctel party, galas, etc. En la rama de eventos empresariales podemos encontrar, eventos con fines solidarios, capacitaciones, sociales, etc. Cualquiera que sea el evento que escojamos, siempre debemos tener en cuenta su intención, para queal momento de poner todo en marcha sepamos usar lo que va acorde con el tema y ocasión.

Otro paso importante a seguir en la organización del evento, es buscar el target. Éste puede ser un público interno o externo. Cuando el evento es creado para empleados, accionistas, gente interna de una compañía se lo denomina publico interno. En cambio cuando esta enfocado en el cliente y enestrategias para persuadir a éste se llama publico externo. Al haber escogido bien a nuestro publico podemos tener en cuenta el tipo de mensaje que queremos transmitir y así ver como se puede llevar acabo la idea.

Siguiendo con los pasos para organizar el evento, debemos tomar en cuenta el objetivo general y específico para poder guiar el evento de una manera organizada. Es importante tener encuenta los recursos que debe tener el plan general, estos son; recursos humanos, el tiempo, recursos técnicos y materiales, y financieros en los cuales se encuentra el ingreso que es el financiamiento del evento, y los egresos que conlleva los gastos generales, y por último la ganancia final. Aquí puede entrar el tema de la innovación en un evento. Ya que ésta no debe limitarse, también debeinnovar con el producto y estar a la vanguardia, como nos indica la lectura de“ Cómo hacer que cuaje el concepto de un evento” . Es por esto que un organizador de eventos debe siempre estar encargado de generar ideas, comercializar los espacios, supervisar recursos humanos y realizar informes de evaluación. Todo esto ayudará a que el evento sea más específico y profesional.

En la actualidad loseventos se han visto envueltos en la tercerización ya que por lo general las grandes empresas contratan a empresas consultoras o a profesionales que brinden el servicio. Dejándolos incapaces de crear un evento por ellos mismos. Es por esto que al querer vender una idea de un evento a una empresa debemos tener en cuenta lo que el cliente quiere y nosotros como profesionales hacerlo realidad. Parallegar a entender lo que el cliente espera y quiere del evento es necesario hacer una investigación de éste y conocer lo básico acerca del manejo de la empresa y el público interno. En el momento de la entrevista con el cliente debemos estar preparados con información que talvez el cliente no sabía que sabíamos, a su vez hay que crear empatía, conducir la charla y más importante saber escuchar...