conservacion preventiva de documentos

Conservación Preventiva de Documentos
Marco A. Calderón Delgado
Jefe Departamento de Conservación
I.

PRESENTACIÓN
Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y
mecanismos de alteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes
cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información
consignada en ellos. En países declima tropical como el nuestro, este riesgo es
mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la aparición más
frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo.
Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la producción, organización y
facilitación de documentos públicos y privados, así como quienes conservan
materiales de índole particular, tienen laresponsabilidad de crear condiciones
ambientales, estructurales y administrativas propicias, con el objeto de garantizar la
perdurabilidad de sus acervos documentales para las futuras generaciones.
Dado que la cultura costarricense usualmente se enfoca en “apagar el fuego”
cuando el incendio está en pleno desarrollo, es que se considera prioritario impulsar
y propiciar políticas preventivas paraque los documentos que se produzcan en las
instituciones públicas, surjan y se conserven en condiciones óptimas para su
conservación permanente.

II.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS
Conservación es:
“... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material,
merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”. (Viñas, 1988 p.2)

Porconsiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos
una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y
restauración.
Esto es la conservación.
Todas la políticas institucionales
encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la
intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.
Lo anterior significa, que la luchala debemos dirigir en dos frentes: la
permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su
estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para
transmitir la información que consigna.
¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de
conservación?
Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad paratransmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo
tanto, si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve
amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que
esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición
física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmentetransmitido.
Ahora bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso
ocuparse de dos tareas: la preservación y la restauración.

Preservación es:
“...la organización y programación de toda clase de actividades relacionadas con la
conservación de las colecciones en general;...” (COMMA, 2001, p.59)

Por tanto, la preservación involucra a todas aquellas accionespreventivas que
contribuyan al buen estado del acervo documental. Quiero esto decir, que la
preservación se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o
mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter
extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En
consecuencia, la preservación busca eliminar el daño ocasionable, no elocasionado.
Algunos criterios de preservación que debemos tomar en cuenta son los siguientes:
1. Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y
durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer:
a) la composición física y química de los documentos almacenados en las
área de depósito, así como sus reacciones ante factores y mecanismos
de alteración;
b) las...