Control

EL CONTROL

Para introducir al tema, se entiende por control todo aquello que mide los resultados de una organización, con el fin de corregir y evaluar de qué manera se ha llevado a cabo la realización del plan u objetivo para buscar mejoras o cambios necesarios para la productividad de la misma.

Este tiene dos tipos:

• Control automático.

• Control sobre resultados.Para llevar a cabo el control se fijan tiempos o períodos para realizarlo y así obtener los resultados esperados. Por medio de unos sistemas de comunicación, es posible corregir automáticamente a través de los resultados que se va obteniendo.

Su importancia la podemos dividir en dos aspectos:

• Cierra el ciclo de la administración.

• Es un medio para manejar la administraciónen cualquiera de sus funciones.



Sus principios se dividen en cuatro esquemas:

• Del carácter administrativo del control: Es necesario diferenciar “las operaciones” del control de “la función” de control. Para que la delegación se necesite como función es necesario tener un control que solo corresponde al administrador. Lo contrapuesto a las operaciones porque son de carácter técnico yse encargan de auxiliar a la línea en sus funciones; por ello actúa como apoyo, donde convence y no impone los medios de control.

• De los estándares: Estos son necesarios para tener el control de alguna manera establecidos y serán tanto cada vez mejor, más exactos y cuantitativos. Cuando este es comparado con alguno de los resultados esperados siempre arrojará comparaciones previamentefijados. Es necesario que estas bases sean por lo menos, hipótesis empíricas para que así el control que se haya realizado de “algo” sea comparado con otro “algo” previamente valorizado y de allí nace la norma de alistar y perfeccionar los estándares para luego obtener medios de preparaciones de controles.

• Del carácter medial del control: Sólo se debe usar si el trabajo que se ha impuestose justifica ante los beneficios que se espera. En sentido positivo: Nace el peligro del especialista en la técnica de control que trate, donde se verá sus bondades, logrando por cualquier medio que se implante su propuesta. En sentido negativo: Nace el peligro de la subestimación de los beneficios del control, ya que se puede producir a un largo plazo por dos motivos, imposibles o difícil decuantificarlos.

• Del principio de excepción: Es mucho más eficiente cuando se concentran en casos que no se llego a lo previsto, más bien en los resultados que se obtuvo de cómo se había planeado. Se tiende al aprovechamiento de los beneficios que resulta de la consideración como lo ordinario en cumplimiento de prevención hacia estas desviaciones donde se deberá prestar más atención. Se aplicaprincipalmente en áreas estratégicas, se obtiene valiosos resultados. Ciertamente, este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal y las desviaciones de los planes en lo particular.



De sus procesos y reglas podemos destacar los siguientes:

1. Pasos o etapas:

a) Establecimiento de los medios de control – administrador.

b) Operaciones de recolección yconcentración de datos – técnico.

c) Interpretación y valoración de los resultados – adm/técnico.

d) Utilización de los mismos resultados – administrador.




2. Escoger el medio de control más estratégico:

a) ¿Qué mostrará mejor lo que no se ha obtenido?

b) ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse?

c) ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal?d) ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos?

3. Los sistemas de control deben reflejar la estructura de la organización (expresión de los planes).

4. Al establecer los controles hay que tener en cuenta su naturaleza (supervisión, revisión de operaciones, etc.) y la de la función controlada.

5. Debe ser flexibles.

6. Deben reportar rápidamente las desviaciones y...