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Curso de MS-ACCESS 2007

Instructor: Lic. Eduardo Eugenio Roldán Álvarez.











INTRODUCCIÓN
Generalmente, el término base de datos se utiliza en informática para designar un conjunto de información relativa a un determinado tema o aplicación comercial. Las bases de datos nos ayudan a organizar esta información de manera lógica para facilitar el acceso yrecuperación de datos.
Las bases de datos no se utilizan sólo en informática. También existen bases de datos naturales, a las que simplemente llamamos “sistemas de archivo manual” o “Sistemas de datos manuales”, tal y como se procesan y archivan muchos de los documentos relativos a los expedientes judiciales en los Tribunales de Justicia de nuestro país, muchos de ellos apoyados por sencillashojas electrónicas Excel.
Una base de datos de Access no es más que la versión automatizada de las funciones de clasificación y recuperación del sistema de clasificación manual de papeles. Estás almacenan información en una estructura cuidadosamente definida. Las tablas de Access pueden almacenar datos de diferentes formatos, desde simples líneas de texto (como un nombre o una dirección) a datoscomplejos como fotografías, sonidos o imágenes de video. Almacenar datos en un formato preciso permite a un sistema de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés) transformar los datos en información útil.
En el presente curso aprenderemos los conceptos básicos del diseño de una base de datos de tipo relacional, con el fin de hacer uso de esta herramienta raras veces comprendidaen nuestro medio, no obstante formar parte del paquete de ms-office que podemos encontrar en muchas empresas, y que poco a poco ha demostrado ser una eficaz aliada en la automatización de las labores diarias de la oficina, permitiendo a los usuarios liberarse en gran manera de la tiranía impuesta por la programación formal, y abocarse al diseño de sus propias aplicaciones desde un enfoque dedesarrollo de usuario final.
 









CASO I
CREANDO NUESTRA PRIMERA BASE DE DATOS
LA BASE PLANILLA
 
1. CASO 1: Creando nuestra primera base de datos. La base PLANILLA
Para este ejemplo vamos a suponer que la empresa Corporación Financiera T-LOQUITO s.a., requiere del diseño de una Base de Datos para su departamento de Recursos Humanos, en la cual pueda llevar el registro de losempleados que laboran en la organización. Un análisis rápido de las necesidades de información al respecto, nos indica que al menos debemos contar con los siguientes elementos comunes a la descripción de un empleado en particular:
CEDULA Cédula del empleado
NOMBRE Nombre del empleado
FECHA_NAC Fecha de nacimiento
SEXO Sexo
EST_CIVIL Estado Civil
NO_HIJOS Número de hijos
NIVEL_ACAD Nivel deEstudios
TEL_CEL Teléfono Celular
TEL_HAB Teléfono Habitación
FECHA_ING Fecha de ingreso
DEPTO Departamento
PUESTO Puesto
SALARIO_BRUTO Salario Bruto
DIRECCION Dirección
Cada uno de los elementos de información indicados recibe el nombre de campo, la suma de todos ellos referidos a una entidad en particular, en este caso la entidad EMPLEADO, recibe el nombre de Registro.
Aunque parezcasencillo, el análisis individual de los datos revela que en algunos casos la información no es lo que parece, o bien requiere de ciertos “filtros” o “validaciones”, que ayuden al sistema desde sus inicios a asignar correctamente el contenido de cada campo.
Por ejemplo, al establecer un campo como el de CEDULA podríamos estar tentados a definirlo como número, cuando en esencia este dato no lo es yaque su aplicación a las operaciones matemáticas fundamentales no resultaría en un valor lógico. Por otra parte un campo como SEXO, sólo debería admitir dos valores “M” O “F”, según sea el sujeto masculino o femenino respectivamente. El campo SALARIO_BRUTO, no sería lógico para valores menores a ¢0.00. En el caso de la DIRECCION, el mismo debería almacenar una cantidad no definida de dígitos,...